•  +382 (20) 22 95 60
  • Ova adresa el. pošte je zaštićena od spambotova. Omogućite JavaScript da biste je videli.

eArhiva

eArhiva

Multifinkcionalnost naprednog arhiviranja elektronske dokumentacije je više od samog arhiviranja dokumenata. Ovo okruženje omogućava sigurno i jednostavno arhiviranje dokumentacije koja je dostupna jednim klikom u bilo kojoj situaciji. Predstavlja rešenje za skupe i nepregledne papirne arhive. Postojeći informacioni sistemi u preduzeću dobiće na vrijednosti sa jednostavnom integracijom web funkcija elektronskog Arhiva.Dnevno kreirate i primate velike količine dokumentacije. Fakture, ugovori, razna dokumentacija koja se gomila i zauzima prostor takođe može da dovede do gubitka podataka. Pretraga papirne arhive oduzima mnogo vremena. Pojednostavite i optimizujte poslovni proces i pri tome ostvarite značajne uštede, pređite sa papirne na elektronsku dokumentaciju.

Projekat uvođenja eArhiva

Priprema za uvođenje servisa eArhiva otpočinje sa analizom sopstvenog kancelarijskog poslovanja u pokušaju da odredite koje sve vrste dokumenata upotrebljavate. Za dokumente je neophodno, da znamo kakva su pravila prilikom kreiranja ili prihvatanja dokumentacije, odgovornosti, upotrebe, potvrde i uništenja. Kada definišemo koje sve vrste dokumenata imamo, njihovo vođenje-tok i odgovornost , pokušavamo odrediti klasifikaciju dokumenata i odgovornih osoba koje će biti osnova za eArhivu.

Nudimo Vam pomoć, podršku, kao i već definisane obrasce, koji omogućuju brzu primjenu i olakšanje poslovanja.

Uvođenje može da bude jednostavno i lako, bez obzira za koje se rješenje opredijelite za unos i pregled dokumenata – WEB rješenje, samostalno programsko rješenje, finansijske aplikacije ili neko drugo specifično rješenje.

Funkcije eArhiva

Optimizovanje poslovnih procesa; Automatizacija popunjavanja formi, trenutna dostupnost i veća transparentnost ubrzavaju poslovne procese.

  • Povećana transparentnost i dostupnost dokumentacije; elektronski arhiv omogućava pristup dokumentima jednim klikom. Klasifikacioni plan omogućava transparentnost dokumentacije.
  • Smanjenje operativnih troškova (ljudski i drugi izvori); nepoverenje u upoznavanju sa sistemom za elektronsko arhiviranje dokumentacije biće svedeno na minimum sa našom profesionalnom elektronskom arhivom (takođe za mala i srednja preduzeća). Investiranje u hardver i softver su isključeni, zato brzo uvođenje sistema sa omogućenom tehničkom podrškom za implementaciju i kreiranje dugoročne arhive za pojedinačne poslovne procese.
  • Integracija i interoperabilnost; eArhiv dozvoljava povezanost postojećih informacionih sistema i konverziju poslovnih modela za korišćenje servisa u različitim poslovnim procesima..
  • Sigurnost i nadzor; osiguranje prostora i eArhiv je specijalno prilagođen zahtevima najstrožijih sigurnosnih standarda. To obezbeđuje sigurnost elektronske dokumentacije kojoj samo vi imate pristup.
  • Usaglašena sa zakonom; obezbeđuje stabilnost; autentičnost i održivost za dugoročno arhiviranje dokumentacije i praćenje postojanja određenog dokumenta u određeno vreme.
  • Podršku i konsalting; nudimo 24/7 podršku i savjet za naše korisnike.

 

e-arhiva

Friend, all contents comes from module manager.... You will find banner text from position name (need help)

Note : Make sure click ( toggle editor ) before edit article or module content .

  • icon UNOS
  • icon ŽIVOTNI CIKLUS
  • icon UPOTREBA
  • icon UNIŠTENJE

UNOS DOKUMENATA

Nastanak i unos dokumenata se obezbjeđuje automatski preko različitih sistema (Outlook, ZZInet, finansijske aplikacije, aplikacije partnera...),kao i ručno-skeniranje partnerskih ili eArhiva interfejsa koji omogućavaju i upravljanje podešavanjima eArhive. Moguć je pojedinačan ili paketni unos.

Unos dokumenata u eArhivu uvijek se odvija pod nadzorom preko sigurnih kanala. Unos se odvija na način da se dokument preuzme, časovno se pečatira, dodijele mu se metapodaci za arhivu u skladu sa klasifikacijom i u slučaju potrebepoveže se ili doda u odgovarajuću direktorijum.

Dokumenti su čuvani uredno u skladu sa planom klasifikacije i internim pravilima kompanije. so hranjeni urejeno skladno z klasifikacijskim načrtom ter notranjimi pravili podjetja. Zaštita i pristup dokumentima su vođeni na centralnoj lokaciji i veoma se lako prilagođavaju zahtjevima naručioca. Jedinstveno upravljanje sistemom arhive, kompanija može izvoditi i samostalno.

Tokom eArhive se vjerodostojno bilježe svi događaji upotrebe ili izmjene nad dokumentom-vodi se revizioni tok. Za svaku izmjenu samog dokumenta, ne čuva se samo osobina, već se doda i nova verzija dokumenta.

 

ŽIVOTNI CIKLUS

Dokumenti mogu nastati u kompaniji ili kod partnera  u različitim oblicima (e-mail, dopis, Račun, nagodba, nalog..), kao papirni ili elektronski. Sve dokumente bez obzira na izvor možemo elektronski arhivirati, na način da znamo ko je autor, ko ih je unio u arhivu i kada i da im se sadržaj nije promijenio.

Svaki dokument od nastanka do uništenja je vrijedan nosilac informacija za poslovanje te siguran dokaz odluka partnera ili same kompanije. Iz tog razloga je dokumente potrebno pravilno unositi, odrediti njihov životni vijek, kao i ovlašćenja ko, kada i kakva prava nad određenim dokumentom.

Tokom dugoročnog čuvanja dokumenata (uglavnom se dokumenta čuvaja na rok od 10 godina), ona se ne mogu mijenjati, ali im se mogu dodavati osobine-opisi i kao takva koristiti u poslovanju kompanije. Upotreba ili pretraga je vrlo jednostavna i omogućava pristup do dokumenata iz različitih sistema i interfejsa.

Dokumente, kojima je isteko vijek trajanja ili je nastao neki drugi status (recimo zaštita ličnih podataka...), moramo uništiti. Uništenje tj. brisanje dokumenata mora biti izvedeno komisijski, Uničenje mora biti izvedeno komisijsko, odnosno potrebno je izvršiti inspekciju isteka dokumenta i sprovesti uništenje. Nakon toga potrebno je obezbijesiti revizioni trag uništenja i postojanja dokumenta.

 

UPOTREBA I PRISTUP DOKUMENTIMA

Arhiva dokumenata je dugotrajan proces, koji mora omogućiti izmjene dokumenata i njihovih verzija, kao i omogućiti  upravljanje određenim atirbutima dokumenata u skladu sa revizionim uputstvima. Primjer je likvidacija računa  koji je važan ulazni dokument - primjena faktura, zatim podaci ili dokumenti likvidacije, kao i prilike koje se dovele do plaćanja računa.

Pretraga i sigurna upotreba dokumenata, je na usluzi korisniku prilikom odlučivanja u različitim situacijama i procesima rješavanja, na različim lokacijama i uređajima. Moguća primjena u svim informatićkim rješenjima korisnika, mobilno ili lokalno,na sigurani kontrolisan način je prednost upotrebe naše eArhive.

Sve promjene u procesima nad dokumentom jednostavno utiču na metapodatke dokumenta i ne smiju uticati na izmjenu originalnog dokumenta. Dodatni podaci koji su nastali nam pomažu prilikom pretrage ili odlučivanja po pitanju originalnog dokumenta.

Napredna funkcija povezivanja dokumenata omogućava jednostavno udruživanje dokumenata u sadržajne grupe i prikaz odnosa između dokumenata bez miješanja u formalnu strukturu organizacije dokumenata.

 

Dokumente, kojima je isteko vijek trajanja ili je nastao neki drugi status (recimo zaštita ličnih podataka...), moramo uništiti. Uništenje tj. brisanje dokumenata mora biti izvedeno komisijski, Uničenje mora biti izvedeno komisijsko, odnosno potrebno je izvršiti inspekciju isteka dokumenta i sprovesti uništenje. Nakon toga potrebno je obezbijesiti revizioni trag uništenja i postojanja dokumenta.

PITANJA I PODRŠKA

Za pitanja nas kontaktirajte na:
T: +382 (20) 22 95 60
E: Ova adresa el. pošte je zaštićena od spambotova. Omogućite JavaScript da biste je videli.

Za podršku nas kontaktirajte na:
T: +382 (20) 22 95 60
E: Ova adresa el. pošte je zaštićena od spambotova. Omogućite JavaScript da biste je videli.

Powered by ZZI