•  +386 (1) 530 33 00
  • Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete Javascript, da si jo ogledate.

NOVICE

Kako zagotoviti ustrezno hrambo dokumentov?

Organizacije dnevno ustvarijo in prejmejo veliko dokumentacije, kot so računi, naročila, pogodbe, delavni nalogi in raznorazna korespondenca, pri čemer čedalje več dokumentov nastane ter izmenja s partnerji v elektronski obliki.

Pripravil: dr. Rok Bojanc, ZZI d.o.o.

Z storitvijo eHramba.si do popolno zakonsko skladne hrambe poslovne dokumentacije

Elektronsko hrambo se včasih razume kot odložišče dokumentov (datotečni sistem) brez vseh funkcij, a je to za urejeno ter varno vodenje dokumentacije v organizaciji premalo. Elektronska hramba mora podpirati življenjski cikel dokumentov, možnost podpisovanja, zagotavljanja verodostojnosti ter upravljanja dokumentacije skladno z zakonodajo. Sodobno e-hrambo ne smemo gledati kot produkt, temveč kot del poslovnega procesa, ki omogoča, da organizacije urejeno poslujejo brezpapirno. Elektronska hramba dokumentov je po navadi podporna storitev brezpapirnemu poslovanju v organizaciji in se mora kot taka vključiti v procese organizacije in obstoječe informacijske rešitve.

Organizacije si namreč želijo, da delo poteka čim bolj učinkovito, da je delo z dokumenti čim bolj enostavno in da zaposleni s samim prehodom na e-dokumente ter njihovim hranjenjem nimajo dodatnega dela ter vmesnikov. Dostop do osnovnih funkcij sistema e-hramba naj bi bil na voljo preko obstoječih informacijskih sistemov, ki jih že uporabljajo v organizaciji. Zato je pomembno, da organizacije pred uvedbo sistema dobro premislijo, kakšen sistem bodo uvedla.

Kot opažamo, organizacije večkrat ne razumejo vedno razlik med funkcijami, ki jih ponujajo sistemi za verodostojno e-hrambo poslovnih dokumentov od raznoraznih oblik rešitev ter storitev shranjevanja datotek na internetu ali lokalnem okolju, ki so primerni večinoma le za domačo rabo (npr. datotečni sistem, Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive). Ravno tako se morajo organizacije zavedati, da sistem za verodostojno e-hrambo ni namenjen varnostnim kopijam dokumentov ter da to tudi ni dokumentni sistem. Ena izmed pomembnih razlik je, kako različni sistemi obravnavajo posamezen dokument. Običajni sistemi za hrambo datotek povečini shranijo zgolj datoteko, medtem ko sistemi za verodostojno e-hrambo hranijo poleg datoteke še njene opisne podatke (metapodatke) ter varnostne podatke, ki zagotavljajo celovitost in verodostojnost dokumenta.

Organizacije se morajo pri uvedbi e-hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva zavedati varnostnih izzivov, svojih poslovnih potreb ter zakonskih obveznosti, ki jim narekujejo kakšen sistem za e-hrambo naj dejansko vpeljejo. Informacijski sistemi za verodostojno hranjenje dokumentarnega gradiva so kompleksni in podpirajo vse faze v življenjskem ciklu dokumentarnega gradiva v elektronski obliki od zajema dokumentov, pretvorbe med različnimi oblikami dokumentov primernih za dolgoročno e-hrambo, kratkoročno in dolgoročno hrambo, iskanje hranjenih dokumentov ter uničenja dokumentov po izteku roka hrambe.

Pri verodostojni hrambi elektronskih dokumentov je zelo pomemben varnostni vidik. Varnost je namreč tista točka, ki predstavlja zaupanje uporabnikov v rešitev in tudi sam koncept e-hrambe. To pomeni, da uporabniki zaupajo, da bodo lahko imeli shranjen elektronski dokument na voljo kadar ga potrebujejo in da se na njegovo vsebino lahko zanesejo.

Katere so tiste zahteve, ki jih verodostojni sistem za elektronsko hrambo dokumentov mora zagotavljati?

V prvi vrsti sta to zagotavljanje zaupnosti in celovitosti hranjenih dokumentov. Tehnološko ti mehanizmi običajno temeljijo na preverjanju digitalnega podpisa in časovnega žiga dokumenta.Zaupnost dokumentov je preprečitev nepooblaščenega ali nenamernega razkritja vsebine dokumenta. Celovitost dokumentov pomeni pravilnost in popolnost vsebine dokumentov. Sistemi za verodostojno e-hrambo morajo zagotavljati, da se vsebina dokumenta od trenutka, ko je bil dokument vložen v sistem za dolgoročno elektronsko hrambo pa do trenutka vpogleda v dokument ni nepooblaščeno spremenila. Vse spremembe ali dopolnitve dokumenta morajo biti zabeležene v revizijski sledi, lahko pa so vidne tudi kot nova verzija dokumenta.


Zaupnost torej pomeni, da imajo vpogled v vsebino shranjenega dokumenta zgolj tisti, ki so do tega pooblaščeni oziroma imajo ustrezna dovoljenja. Dovoljenja za uporabnike se običajno določajo na posameznih klasifikacijskih nivojih. Pomembno je, da se uporabnikom lahko določajo različne ravni dovoljenj, nekomu zadostuje zgolj vpogled v dokument, drugi pa potrebuje možnost spreminjanja ali celo brisanje dokumenta. Potrebno je zagotoviti nadzor dostopa, pri čemer se vsakega uporabnika, ki želi dostopati do hranjenih dokumentov predhodno identificira, overi ter dodeli pravice za dostop. Sistem pa mora o vseh izvedenih aktivnostih hraniti revizijsko sled.

illustration web b360 control


Sistemi za e-hrambo morajo zagotavljati tudi verodostojnost dokumentov, pri čemer se to nanaša na zagotavljanje identitete izvora. To pomeni, da je potrebno zagotoviti, da sistem preverja identiteto tistega, ki dokument vlaga, kar se običajno izvaja z avtentikacijskimi mehanizmi, lahko pa tudi s preverjanjem digitalnega podpisa dokumenta. V primeru, da je potrebna pretvorba dokumenta iz ene oblike v drugo obliko, ki je primerna za dolgoročno hrambo, pa je potrebno zagotoviti, da je končna vsebina dokumenta enaka izvorni.


Sistemi za e-hrambo tehnološko podpirajo mehanizme za preprečevanje ter odkrivanje zlorabe celovitosti. Mehanizmi za preprečevanje zlorabe celovitosti poskušajo ohraniti celovitost dokumentov z blokiranjem vseh nepooblaščenih poskusov spreminjanja dokumenta (dokument lahko spreminja le uporabnik z ustreznimi dovoljenji). Mehanizmi za odkrivanje zlorabe celovitosti preverjajo, ali celovitost dokumenta ni več vredna zaupanja. Tehnološko ti mehanizmi običajno temeljijo na preverjanju digitalnega podpisa in časovnega žiga dokumenta.


Sodoben koncept uporabe hranjene dokumentacije
Sodoben koncept e-hrambe v organizacijah je, da sistem za hrambo dokumentarnega gradiva teče v ozadju ter se preko funkcij povezuje v obstoječe rešitve. Dostop do osnovnih funkcij sistema e-hramba je na voljo preko obstoječih informacijskih sistemov, ki jih že uporabljajo v organizaciji. Tako uporabnikom ni potrebno za vlaganje dokumentov ali iskanja po dokumentih zaganjati dodatnih uporabniških vmesnikov in programov. Vse osnovne operacije za delo z dokumentarnim gradivom lahko opravljajo iz informacijskih sistemov, ki jih že sicer uporabljajo pri svojem delu. To tudi občutno zmanjša odpor zaposlenih do uvedbe novih tehnologij, ki je v določeni meri prisoten pri vsaki novi uvedbi. Ker uporabniki že poznajo delovno okolje, to omogoča hitrejši prehod na nov način dela in večjo učinkovitost dela.

Za več informacij o storitvi eHramba.si se lahko obrnete na oddelek Prodaje - 01/530 33 52 ali pošljete elektronsko sporočilo na Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete Javascript, da si jo ogledate.

POVPRAŠEVANJE IN PODPORA

Za povpraševanje nas kontaktirajte na:
T: +386 (01) 530 33 00
E: Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete Javascript, da si jo ogledate.

Za podporo nas kontaktirajte na:
T: +386 (01) 530 33 21
E: Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete Javascript, da si jo ogledate.

Powered by ZZI