![Noimage](https://www.bizbox.eu/assets/images/content/noimage.png)
Miti in resnice o eRačunih
21. feb. 2023
![Smejoči fant](https://www.bizbox.eu/assets/images/content/smejo%C4%8Di-fant.jpg)
![Miti in resnice o eRačunih](https://www.bizbox.eu/assets/images/Pink-Cream-Cute-Ramadan-Myth-and-fact-Infographic2.jpg)
eRačuni nimajo velike koristi v računovodstvu.
eDokumenti so temelj za digitalizacijo poslovanja oziroma računovodstva.
Več:
eDokumenti so temelj za digitalizacijo poslovanja oziroma računovodstva –
omogočajo avtomatizacijo postopkov za nadaljnjo obdelavo teh
dokumentov. Olajšajo komunikacijo in izmenjavo dokumentov med podjetji
in računovodji. Tako računovodjem, kot tudi uporabnikom storitev v
oblaku omogočajo delo kjer koli in kadar koli, zato lahko delamo in
dostopamo do vseh podatkov in dokumentov in imamo takojšnji pregled nad
poslovanjem. Ob upoštevanju varnostnih ukrepov je možnost izgube
dokumentov majhna.
Enostaven uvoz eDokumentov v oblačno platformo računovodskim servisom
omogoči tudi lažje sodelovanje s strankami, ki uporabljajo druge
programske rešitve, na primer tudi take, ki so povsem prilagojene
njihovi dejavnosti. Izboljša se optimizacija poslovanja:
• elektronska izmenjava podatkov odpravi podvajanja dela,
• zmanjšajo se možnosti nastanka dodatnih napak pri ročnih vnosih, ker ni dvojnega vnosa podatkov in dokumentov,
• računovodske storitve so lahko opravljene hitreje, učinkoviteje, bolj natančno in brez tipkarskih napak.
S tem načinom se optimizira delo do te mere, da podjetniki in
računovodje sočasno uporabljajo program, kar zniža ceno računovodskih
storitev. Stroški pisarniškega materiala so zanemarljivi, več sredstev
se lahko nameni posodabljanju računalniške opreme.
Ko potegnemo črto, je denarni prihranek računovodstva v oblaku predvsem
na strani stranke, za ponudnike računovodskih storitev pa se to kaže v
prihrankih časa, večji praktičnosti in produktivnosti dela.
Prihranite čas in stroške. Skenirane dokumente enostavno vložite v oblak
in s tem dostava dokumentacije računovodji v papirni obliki več ne bo
potrebna. Poročanje poslovodstvu o poslovanju podjetja bo bolj
interaktivno, poslovodstvo pa bo lahko sprejemalo hitrejše in boljše
odločitve za poslovanje svojega podjetja.
eRačuni so predragi in jih je težko uvesti.
Z uporabo eRačunov lahko podjetje doseže velike prihranke časa in stroškov (do 80 %).
Več:
eRačuni so tudi vir priložnosti za mala in srednje velika podjetja.
Veliko ljudi meni, da je uvedba eRačunov zelo draga. Vendar temu ni
tako, še posebej, ker se večina od nas ne zaveda, koliko nas stanejo
naši trenutni postopki kreiranja in pošiljanja eRačunov. Težko je
oceniti, če upoštevate vse neposredne, posredne in skrite stroške.
Številna podjetja mislijo, da so eRačuni draga in zapletena tehnologija
za implementacijo.
Ekosistem bizBox predstavlja integrirano točko ePoslovanja za več kot 50
poslovnih sistemov (ERP in DMS sistemi), ki jih uporablja več kot 90 %
vseh slovenskih podjetij. Z uporabo eRačunov na pošiljanju in
prejemu, lahko podjetje doseže velike prihranke časa in stroškov do 80 %
z zmanjšanjem števila človeških napak, izkoreninjenjem ročnega vnosa
podatkov, pospeševanjem plačilnih ciklov in zagotavljanjem skladnosti; vse to pa hkrati varuje okolje z odpravo staromodne obdelave papirnatih računov.
Ne glede na to, ali vam dobavitelji pošiljajo svoje račune prek
e-poštnih priponk PDF in Word datotek, papirja ali faksa, boste z
uporabo eRačunov samodejno dostavili strukturirane podatke s
100-odstotno natančnostjo, samodejno uvožene v vaš ERP ali sistem za
finance in računovodstvo, kar vam bo omogočilo, da boste od prvega dne
dalje poslovali brez papirja in brez dotika. Ne samo, da boste
prihranili čas, olajšali boste tudi sledenje prilivov in odlivov
denarja. Obstajajo določeni stroški implementacije in zaračunavanja
mesečnih stroškov za eRačune. Glede na doseženo učinkovitost izdajanje
eRačunov zmanjša neto stroške. Prihranjeni čas se lahko uporabi za več
dejavnosti z dodano vrednostjo, kot je prodaja ali finančna analiza.
Pravzaprav lahko v mnogih primerih, če je na voljo preprosto orodje za
poročanje, začnete uporabljati eRačune v nekaj minutah!
Res je, da so bili projekti uvedbe elektronskega fakturiranja včasih
zapleteni in dragi, vendar danes ni več tako. Ravno nasprotno: eRačuni
postajajo bolj naravni od papirnih računov. Programska oprema za
fakturiranje postopoma integrira elektronsko fakturiranje v svoje
osnovne funkcije. Prodaja programske opreme za izdajanje računov brez
eRačunov je vedno bolj enaka prodaji avtomobila brez servo volana.:
nepredstavljivo.
eRačuni so primerni le za velika podjetja.
Uporaba eRačunov je ustrezna za podjetja vseh velikosti.
Več:
Pred leti, ko se je eRačun pojavil, to ni bila rešitev, ki bi jo lahko
sprejela podjetja vseh velikosti. V preteklosti so se za izdajanje
eRačunov odločala podjetja z večjim številom izdanih računov, predvsem
pa se je uporaba povečala z uvedbo ePoslovanja v oskrbovalnih verigah v
industriji in trgovini.
To dojemanje se je ohranilo še do danes, ko ljudje še vedno mislijo, da
je eRačun samo za velika (trgovska) podjetja. Vendar pa so današnje
tehnologije in rešitve zelo različne, zaradi česar je eRačune enostavno
in stroškovno učinkovito implementirati, zato so primerni za podjetja
vseh velikosti.
Učinkovitejša obdelava računov omogoča prihranek časa, minimizira napake
in zagotavlja boljši nadzor nad stroški za vse izdajatelje in
prejemnike eRačunov.
Račun v PDF obliki je eRačun.
Ni res. Pravi eRačun dobavitelj izda v strukturirani elektronski
obliki, ki omogoča avtomatski prenos in sprejem v poslovno programsko
opremo kupca brez človeškega posredovanja.
Več:
Ko se omenja eRačun, veliko ljudi domneva, da pošiljanje računov kot
priponka v PDF obliki po e-pošti predstavlja eFakturiranje, vendar to ni
res. Postavite si vprašanje, kaj je mogoče storiti z računi, ki jih
prejmete po e-pošti kot priponko v PDF-ju. Nekatera podjetja dokumente v
PDF-ju natisnejo in jih ročno obdelajo, kot da bi jih v papirni obliki
prejeli po pošti. Drugi pošljejo PDF dokumente v sisteme za skeniranje,
ki ne morejo zagotoviti 100-odstotne natančnosti, čas in trud pa se
porabita za ročno pregledovanje optično prebranih slik.
PDF računi, poslani po elektronski pošti, niso pravi elektronski računi.
Podatke iz PDF računov morate ročno vnesti oziroma prepisati v poslovno
programsko opremo. Pravi eRačun dobavitelj izda v strukturirani
elektronski obliki, ki omogoča avtomatski prenos in sprejem v poslovno
programsko opremo kupca brez človeškega posredovanja.
Celotni postopek preprosto nadomesti poštno storitev z elektronsko
dostavo: e-pošto. Seveda e-pošta prihrani dan ali dva pri pošti, strošek
žiga in čas, ki je potreben za objavo dokumenta. Lahko celo potrdi
prejem računa, tako da ni več izgovorov, da bi se račun izgubil po
pošti. Omenjeni postopek je le elektronska dostava starega papirnatega
računa, ki ob nekaterih prednosti dostave vašemu podjetju ali vašim
strankam pravzaprav ne ponuja veliko. Še vedno morajo razložiti račun,
ugotoviti, ali ga je mogoče plačati in nato sprožiti plačilo; proces, ki
zahteva čas in je lahko nagnjen k napakam.
eRačunov ni smiselno arhivirati.
Slovenska zakonodaja določa, da je račune treba hraniti v izvirni,
papirnati ali elektronski obliki, v kateri so bili poslani ali dani na
razpolago.
Več:
Račune je treba hraniti v izvirni, papirnati ali elektronski obliki, v
kateri so bili poslani ali dani na razpolago. Večino računov in tudi že
celo vrsto dokumentov lahko shranjujemo v elektronski obliki. Če jih v
e-obliki ne dobimo, jih lahko od dobaviteljev zahtevamo. Če to ni
mogoče, si še vedno lahko pomagamo s skeniranjem.
Katere dokumente moramo hraniti in koliko časa, je odvisno od tega, za
kakšne vrste dokumentov gre. Nekatere smo zakonsko dolžni hraniti, saj
jih moramo ob zahtevi državnega organa predložiti v pregled. Nekatere
moramo hraniti v lastno dobro, saj se tako izognemo zahtevi po
dvakratnem plačilu iste terjatve, če denimo izdajatelj računa trdi, da
smo ga že plačali, ker ga sam v svoji evidenci ne najde. Nekateri pa so
pomembni zaradi uporabe storitve ali izdelka. Ker so s temi različnimi
rabami povezani tudi različni roki hrambe, je ustvarjanje relevantnega
in hkrati po obsegu zmernega domačega arhiva lahko dober izziv za
redoljubne in previdne.
Vzpostavitev eRačunov zahteva posebno tehnično znanje.
Razvoj tehnologij in rešitev je uporabnikom olajšal prehod na
e-poslovanje, ki se ga lahko vklopi v nekaj minutah brez večje
računalniške pismenosti.
Več:
Večina finančnih ali poslovodnih rešitev že omogoča pripravo in
pošiljanje eRačunov preko ponudnikov varnih ePoti (npr. bizBox, banke,
…), s čimer so omogočili svojim uporabnikom izdajanje eRačunov na njim
poznan način. Račun pripravijo in knjižijo v svoji aplikaciji, ob
zaključku pa namesto klik na »Natisni račun« kliknejo na »Pošlji
eRačun«, za vse ostalo poskrbi ERP (programska rešitev) in ponudnik
eIzmenjave.
Napredni ponudniki eIzmenjave ponujajo tudi dostope do elektronskih
imenikov, kjer lahko uporabnik preveri komu lahko pošlje eRačun in od
koga ga lahko prejme.
Tehnično znanje za pripravo in pošiljanje eRačunov tako ni več potrebno,
saj je razvoj tehnologij in rešitev uporabnikom olajšal prehod na
elektronsko poslovanje, ki se ga lahko vklopi že v nekaj minutah brez
večje računalniške pismenosti.