Moduli za eHrambo
Note : Make sure click ( toggle editor ) before edit article or module content .
- +386 (1) 530 33 00
- Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete Javascript, da si jo ogledate.
eHRAMBA
eHRAMBA - PLATFORMA VERODOSTOJNEGA BREZPAPIRNEGA POSLOVANJA
eHramba.si je nastala leta 2007 kot rešitev za eHrambo izmenjanih eDokumentov. Še vedno je na razpolago uporabnikom ZZInet /bizBox omrežja, kot tudi ostalim uporabnikom, ki jo upravljajo neodvisno za podporo internega brezpapirnega poslovanja.
Rešitev in storitev eHramba.si je akreditirana pri Arhivu RS od 2011 z vsemi podpornimi funkcijami. Za hranjene eDokumente je tako že vnaprej zagotovljena verodostojnost in avtentičnost.
Več ponudnikov rešitev je eHrambo spoznalo kot dobro za verodostojno brezpapirno poslovanje. Zagotovljena je povezljivost s storitvami bizBox.eu, omrežjem izmenjave ZZInet/bizBox, sistemom ePero in eNvoices (Setcce), dokumentnimi sistemi in večjim številom ERP rešitev.
FUNKCIJE EHRAMBE
Platforma eHramba.si zagotavlja orodja za prevzem – vnašanje (vložišče), sledenje, revizijske sledi, upravljanje statusov, uničenje, iskanje in uporabo ter dokazovanje verodostojnosti hranjenih dokumentov. Vse dokumente vodimo neodvisno in vlagamo sprotno preko varnih poti, avtomatiziran je sistem verzij, tipov dokumentov ter metapodatkov, vsi vloženi dokumenti so časovno žigosani, z vodenim življenjskim ciklom ter posebnim sistemom pooblastil in odgovornosti. Možen je tudi pooblaščen dostop iz poljubnih lokacij.
Vložišče ali zajem
- Različni vmesniki za zajem (skeniranje, WEB, eStoritve, mail klient, lokalni sistem ERP in lokalni klient)
- Predpripravljeni tipi dokumentov (metapodatki za eRačune, Delavne naloge, Pogodbe, naročilnice, dobavnice, zapisnike,…)
- Časovno žigosanje ob prevzemu
- Vodenje odgovornosti in statusov Hranjenje in uporaba eDokumentov
- Vodenje življenjema cikla,
- Verzije
- Varovanje, napredna pooblastila in revizijske sledi, vlaganje ter uporabe
- Napredno iskanje - Google like Uničenje (komisijsko) ter možnost prevzema
eHRAMBA IZMENJANIH DOKUMENTOV
Dolgoročna hramba izmenjanih eDokumentov je prilagojena čimbolj enostavni vpeljavi, avtomatiziranemu vnosu ter uporabnosti hranjenih eDokumentov. Zajem izmenjanih eDokumentov (povratnice, naročila,…) je avtomatiziran, klasifikacijski načrt je prilagojen tipom izmenjanih dokumentov dostop pa pooblastilom za izmenjavo eRačunov. Uvedba je takojšnja in ne zahteva prilagoditev na strani uporabnika.
Uporabnikom pa je na ta način brez prilagoditev procesov ali sistemov omogočeno verodostojno brezpapirno poslovanje s Partnerji.
PROJEKT UVEDBE
Priprava na eHrambo pomeni, da pregledamo svoje pisarniško poslovanje in poskušamo opredeliti katere dokumente uporabljamo. Za dokumente je dobro, da vemo kakšna so pravila izdaje ali prejema, odgovornosti, uporabe, potrjevanja in uničenja. Ponudniki opredelitev vrst dokumentov, njihovega vodenja ter odgovornosti poskušamo opredeliti v klasifikacijskem (razvrščanje dokumentov) ter signiranjih (odgovornosti oseb) načrtih ki so del hrambe. Ponujamo vam pomoč ter vzorce uvedbe, ki omogočajo hitro uporabo ter poenostavitev poslovanja.
Uvedba je lahko enostavna in hitra neglede katero rešitev boste uporabljali za vnos in pregledovanje – WEB, dokumente sisteme, finančne aplikacije ali kakšno specifično rešitev (ePero, eNvoices, …)
Poslujte brezpapirno že danes, zahtevajte svojo bizBox eHrambo!
bizBox modul za pripravo, podpisovanje ter pošiljanje eRačunov je umeščen že v več kot 10 slovenskih finančnih modulov, kar pomeni da lahko formalno izmenjujete eRačune kar znotraj svojega ERP sistema! Seveda se lahko odločite tudi za bizBox WEB portal za izdelavo, podpisovanje ter e-pošiljanje računov ali pa uporabite bizBox Excel eRačun.
-
ZAJEM
-
ŽIVLJENSKI CIKEL
-
UPORABA
-
UNIČENJE
ZAJEM DOKUMENTOV
Zajem ter vlaganje dokumentov se zagotavlja avtomatsko preko različnih sistemov (Outlook, eIzmenjava, finančne aplikacije partnerjev, …), ter ročno – skeniranje preko partnerskih ali eHramba.si vmesnikov, ki omogočajo tudi upravljanje nastavitev eHrambe. Vlaganje je mogoče posamično ali paketno.
Vlaganje dokumentov v eHrambo vedno poteka po dokumentih nadzorovano preko varovanih poti. Vlaga se lahko poljubne dokumente prevzame, časovno žigosa, dodeli se mu metapodatke za hrambo z klasifikacijo, ter če je potrebno poveže ali doda v zadeve (mape).
Dokumenti so hranjeni urejeno skladno z klasifikacijskim načrtom ter notranjimi pravili podjetja. Varovanje ter dostopi do dokumentov so vodeni enotno ter prilagodljivi zahtevam naročnika. Enostno upravljanje sistema Hrambe lahko podjetje izvaja samostojno.
Med samo eHrambo se verodostojno beleži vse dogodke uporabe ter sprememb dokumentov - vodi se revizijska sled. Za vsako spremembo na samega dokumenta, ki ni samo lastnost se shrani – doda nova verzija dokumenta.
VERODOSTOJNA HRAMBA IZDANIH eRAČUNOV
Vsi vaši računi se varno kratkoročno hranijo v eNabiralniku bizBox. Uporabite pa lahko tudi dolgoročno akreditirano eHramba.si. Zagotavljamo varen dostop do hranjenih računov z uporabo naprednih varnostnih politik ter preverljivost in nespremenljivost eRačunov ter ostalih eDokumentov.
ŽIVLJENSKI CIKEL
Dokumenti lahko nastajajo v podjetju ali pri partnerjih v različnih oblikah (ePošta, dopis, Račun, pogodba, nalog,…) ter v papirni ali elektronski obliki. Vse dokumente neglede na izvor lahko hranimo elektronsko, le pretvoriti ter shraniti jih moramo na način, da vemo da kdo je avtor, kdo jih je vložil, kdaj in da se vsebina ni spremenila.
Vsak dokument od nastanka do uničenja je pomemben nosilec informacij za poslovanje ter dokaz določenih odločitev partnerja ali podjetja samega. Zato je potrebno dokumente pravilno hraniti, določiti njegov življenji cikel – čas trajanja ter pravice uporabe (pooblastila).
V času dolgoročne hrambe dokumentarnega gradiva (večina se hrani do 10 let), se dokumenti ne smejo spreminjati lahko pa se jim dodaja lastnosti ter se jih uporablja v poslovanju podjetja. Uporaba ter iskanje je uporabniku prijazno ter omogoča dostop do vseh dokumentov iz različnih sistemov ter vmesnikov.
Dokumente, ki jim je potekla življenjska doba lahko ali pa v nekaterih primerih moramo uničiti (recimo zaradi varovanja osebnih podatkov). Uničenje mora biti izvedeno komisijsko, kar pomeni izvedbo pregleda pretečenih dokumentov, ter naročilo uničenja, ob tem pa je potrebno zagotoviti še revizijsko sled uničenja ter obstoja dokumenta.
VERODOSTOJNA HRAMBA IZDANIH eRAČUNOV
Vsi vaši računi se varno kratkoročno hranijo v eNabiralniku bizBox. Uporabite pa lahko tudi dolgoročno akreditirano eHramba.si. Zagotavljamo varen dostop do hranjenih računov z uporabo naprednih varnostnih politik ter preverljivost in nespremenljivost eRačunov in ostalih eDokumentov.
UPORABA IN DOSTOP DO DOKUMENTOV
Hramba dokumentov je dolgotrajen proces, ki mora omogočati prilagoditve dokumentov ter njihovih verzij ter omogočanje vodenja določenih lastnosti dokumentov, a z vodenjem revizijskih sledi. Primer je likvidacija računa kjer je pomemben vhoden dokument – prejet račun, potem podatki ali dokumenti likvidacije (potrdila,…) ter lastnosti, ki jih je račun dobil do plačila.
Iskanje ter varna uporaba dokumenta, je uporabniku pri odločanju potrebna v različnih procesih, rešitvah, lokacijah ter napravah. Omogočanje uporabe v vseh rešitvah uporabnika, mobilno ali lokalno, ter še vedno na verodostojen ter nadzorovan način je prednost platforme eHramba.si.
Vse spremembe, v procesih lahko vplivajo na metapodatke dokumenta ne smejo pa posegati v sam dokument. Nam pa dodatne informacije lahko koristijo pri procesih, iskanju, urejanju ter odločitvah.
Napredna funkcija povezovanje dokumentov omogoča enostavno združevanje dokumentov v vsebinske sklope in prikaz odvisnosti med dokumenti brez poseganje v formalno strukturo ter klasifikacijsko organizacijo dokumentacije.
VERODOSTOJNA HRAMBA IZDANIH eRAČUNOV
Vsi vaši računi se varno kratkoročno hranijo v eNabiralniku bizBox. Uporabite pa lahko tudi dolgoročno akreditirano eHramba.si. Zagotavljamo varen dostop do hranjenih računov z uporabo naprednih varnostnih politik ter preverljivost in nespremenljivost eRačunov ter ostalih eDokumentov.
Dokumente, ki jim je potekla življenjska doba lahko ali pa v nekaterih primerih moramo uničiti (recimo zaradi varovanja osebnih podatkov). Uničenje mora biti izvedeno komisijsko, kar pomeni izvedbo pregleda pretečenih dokumentov, ter naročilo uničenja, ob tem pa je potrebno zagotoviti še revizijsko sled uničenja ter obstoja dokumenta.
BIZBOX V REGIJI
POVPRAŠEVANJE IN PODPORA
Za povpraševanje nas kontaktirajte na:
T: +386 (01) 530 33 00
E: Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete Javascript, da si jo ogledate.
Za podporo nas kontaktirajte na:
T: +386 (01) 530 33 21
E: Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete Javascript, da si jo ogledate.
Powered by ZZI