•  +386 (1) 530 33 00
  • Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete Javascript, da si jo ogledate.

NOVICE

Nova doba poslovanja bo temeljila na eDokumentih

E-računi so le vrh ledene gore tehnično-poslovne rešitve, ki podpira elektronsko poslovanje

(VIR: Časnik Finance Jaka Žorž, 28.11.2014)

Če potegnemo vzporednico z izdelavo papirnih računov, so pri elektronskih skoraj enake zahteve, le da izdelava in potrjevanje potekata v elektronski obliki. Pri papirnih računih podjetje v svojem obračunskem sistemu pripravi račun, ga natisne, nato pa ga odgovorna oseba pregleda oziroma podpiše. Račun se pred kuvertiranjem navadno še žigosa. Nato frankiran roma na pošto, ta pa ga dostavi kupcu. Ni odveč poudariti, da podjetja računov ne pošiljajo priporočeno, še manj pa s povratnico, ki bi zagotavljala povratno informacijo, da je kupec račun res prevzel in kdaj ga je prevzel.

Kako se naredi e-račun

E-račun naj bi izdelali podobno kot papirnega, če seveda obračunski sistem zna pripraviti XML-datoteko v obliki eSlog enostaven račun različice 1.5 ali 1.6 in poleg te še datoteko PDF za vizualizacijo. Račun je za UJP treba digitalno podpisati in ga skupaj s prilogami spraviti v ovojnico. Prav pri tem se lahko pojavijo težave, k sreči pa je na voljo veliko scenarijev, kako jih rešiti. Če obračunski sistem ne podpira računov eSlog, mora podjetje uvesti zunanjo aplikacijo, ki izvorno datoteko računa premeni v obliko eSlog. To na primer omogočajo nekateri ponudniki e-izmenjave pa tudi dokumentnih sistemov. Nekateri ponudniki aplikacij za izdelavo e-računov sicer omogočajo izdelavo e-računa iz datoteke PDF ali drugih datotek (najpogosteje uporabljanih pisarniških programov), ki jih podjetja pridobijo iz sistema ERP oziroma obračunskega sistema ali pa jih pripravijo ročno. V zadnjem obdobju so sicer skoraj vsi vodilni ponudniki poslovnoinformacijskih sistemov uporabnikom ponudili dopolnitve za izdajo standardnih e-računov, tako da se omenjene težave večinoma pojavljajo v podjetjih, v katerih uporabljajo nišne sisteme ERP, namenske obračunske sisteme ali celo kombinacijo sistemov.

Naslednji korak, ki zahteva tehten premislek, je postopek potrjevanja e-računa. Gre tako za vsebinski nadzor kot tudi za finančni. Postopek, ki je prej temeljil na papirnih dokumentih, je treba zdaj spraviti v elektronsko obliko. Za to se zdijo najprimernejši dokumentni sistemi ali namenske aplikacije, ki imajo vgrajen postopek potrjevanja izdanih računov in možnost dodajanja različnih priponk (poročil o opravljeni storitvi, specifikacij, dobavnic ...). Ob tem je treba poudariti, da za splošno uporabo v gospodarstvu računov ni treba digitalno podpisovati in časovno žigosati. To je obvezno le za račune, ki jih podjetja izdajo proračunskim uporabnikom, torej za tiste, ki jih posredujejo v UJP.net, in za tiste, ki gredo skozi bančne kanale.

Kako pošiljati e-račune

Prav e-izmenjava e-računov je morda med najslabše razumljenimi deli sistema elektronskega poslovanja. Poglejmo si njene temeljne značilnosti. E-izmenjava skrbi za prenos računa od dobavitelja do kupca prek varne poti. Transportni sistem je z uporabnikovimi aplikacijami navadno povezan prek tako imenovanih spletnih storitev, kar avtomatizira prenos iz dobaviteljevih aplikacij na vhodni strani v kupčeve sisteme na izhodni strani. Storitev lahko obsega tudi pretvorbo izvornih podatkov računa v datoteki XML in PDF, digitalno podpisovanje, izbiro naslovnika, pošiljanje in sledenje pošiljke brez dodatnega ročnega dela. Takšna je na primer storitev ZZI bizBox. Elektronske banke pa zahtevajo ročni izvoz ter ročni prenos e-računa v izdajateljevo spletno banko ter še nekaj korakov podpisovanja, izbire prejemnika ter pošiljanja. Banke uporabljajo za posredovanje identifikator TRR, večina drugih omrežij pa lokacijske kode ali davčne številke.

Glavne koristi storitve e-izmenjave so zanesljiva in verodostojna dostava, avtomatizacija procesa od pretvorbe do pošiljanja elektronskih računov in prejema ter varnost in kakovost storitve. V nasprotju s pošiljanjem po navadni e-pošti zagotavlja tudi preverjanje pošiljatelja, sledljivost ter povratnico oziroma informacijo, kdaj je kupec prevzel račun.

Storitve e-izmenjave se povezujejo s sistemi ERP in drugimi obračunskimi sistemi, z rešitvami in storitvami za izdajo e-računov (SETCCE eNvoices, Genis i-Računi, Bass eBilling ...). Ponudnika najpogosteje uporabljenih storitev e-izmenjave sta poleg ZZI bizBox še Pošta Slovenije in Panteon.net. Nekateri ponudniki dokumentnih sistemov in aplikacij za izdajo e-računov so svojim uporabnikom ponudili storitev e-poti v UJP.net brez širše uporabe elektronske izmenjave. Na seznamu ponudnikov elektronske poti, s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe o izmenjavi e-računov, je zdaj 38 podjetij, med katerimi so ponudniki odprtih omrežij za e-izmenjavo, proizvajalci poslovnoinformacijskih in dokumentnih sistemov, namenskih aplikacij za izdajo elektronskih računov ter večji dobavitelji proračunskim uporabnikom, ki bodo svoje račune izdajali v UJP.net brez posrednika.

Za podjetja, ki želijo razširiti e-poslovanje tudi na partnerje iz gospodarstva in pri tem zagotavljati sledljivost pošiljanja in prejemanja e-računov, je najbolj smiselno, da izberejo enega od ponudnikov storitev e-izmenjave. V prednosti so ponudniki odprtih omrežij, saj so bolj prilagodljivi pri združevanju s poslovnimi sistemi ter z drugimi storitvami e-izmenjave v oskrbni verigi.

Kam z e-računi

Izdaja e-računov odpira vprašanje varne hrambe elektronskih dokumentov, ki je zadnja leta razburjala podjetja predvsem zaradi administrativne prezahtevnosti. Področje e-računov ureja ZDDV-1G, ki razen revizijske sledljivosti in zagotavljanja istovetnosti ne opredeljuje niti oblike datoteke niti distribucije, ne zahteva pa niti e-podpisovanja.

Ob uvedbi e-računov pa je le prav, da podjetja razmislijo, kako jih bodo shranjevala. Izdane račune sicer lahko shranjujejo v dokumentni sistem ali pa kar na datotečni strežnik. Če za svoje podatke skrbijo v duhu dobrega gospodarja in upoštevajo dobre prakse upravljanja informacijskih tveganj, se jim ni treba bati izgube računov.

 

POVPRAŠEVANJE IN PODPORA

Za povpraševanje nas kontaktirajte na:
T: +386 (01) 530 33 00
E: Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete Javascript, da si jo ogledate.

Za podporo nas kontaktirajte na:
T: +386 (01) 530 33 21
E: Ta e-poštni naslov je zaščiten proti smetenju. Za ogled potrebujete Javascript, da si jo ogledate.

Powered by ZZI