1. Najprej je treba narediti registracijo uporabnika, kar storite z vpisom svojih podatkov v spletni obrazec, ki je dostopen na povezavi: https://bizbox.zzi.si/bizBox/viewspublic/user_profile/registration.xhtml.

Po potrditvi vpisanih podatkov boste na elektronski naslov prejeli sporočilo s povezavo za nastavitev gesla za svoje uporabniško ime. Uporabniško ime vam dodeli sistem in je sestavljeno na način IME.PRIIMEK.

2. Vpišite se v portal bizBox na strani www.bizBox.eu s klikom na gumb VSTOP. Po uspešni prijavi z vašim uporabniškim imenom in geslom kliknite na Registracija podjetja in vpišite davčno številko podjetja.

A) Če ste zakoniti zastopnik podjetja, izberete možnost SEM ZASTOPNIK. V tem primeru imate na voljo registracijo s kvalificiranim digitalnim potrdilom ali registracijo s papirnatim obrazcem.

Pri registraciji s kvalificiranim digitalnim potrdilom morate imeti nameščeno najnovejšo verzijo Jave in osebno digitalno potrdilo zastopnika (ne sme biti izdano za podjetje, ampak za fizično osebo).

Če takega potrdila nimate, lahko registracijo zaključite s papirnatim obrazcem, ki ga ob zaključku registracije prejmete na svoj elektronski naslov v obliki PDF. Obrazec natisnete, podpišete in žigosate, potem pa skenirate in pošljete na e-naslov prodaja@zzi.si.

B) Če niste zakoniti zastopnik podjetja, izberete možnost NISEM ZASTOPNIK in vpišete ime, priimek in elektronski naslov zakonitega zastopnika podjetja. Potem sledite postopku registracije. Ob zaključku registracije prejmete registracijski obrazec na svoj elektronski naslov v obliki PDF. Obrazec natisnete, podpišete in žigosate, nato pa skenirate in pošljete na e-naslov prodaja@zzi.si. – Povezava do navodil v obliki PDF.

Za pošiljanje iz omrežja bizBox je potrebno imeti urejeno registracijo uporabnika in podjetja na portalu bizBox. Poleg registracije si je potrebno izbrati ustrezen paket za pošiljanje, ki je odvisen od tega, kateri informacijski sistem uporabljate, in od količine poslanih sporočil na mesečni ravni. Za ustrezno izbiro paketa je najbolje, da se obrnete na naš oddelek prodaje, ki vam bo z veseljem pomagal svetovati pri izbiri ustreznega paketa.

Načini pošiljanja so prav tako odvisni od vašega informacijskega sistema. Če ima vaš program urejeno integracijo z našim portalom bizBox, je potrebno le urediti nastavitve v programu in pošiljanje deluje avtomatično. Ali uporabljate program enega izmed naših partnerjev, si lahko pogledate TUKAJ.

Če imate svoje programe, je najbolje individualno preveriti možnosti za pošiljanje iz vašega sistema.

Če ste manjše podjetje, ki pošlje le manjše število računov, pa smo za vas pripravili enostaven spletni vmesnik za pošiljanje eRačunov.

Račune lahko iz omrežja bizBox pošljete tudi na Hrvaško, in sicer v omrežje FINA in mojeRacunHR. Račune lahko pošljete iz svojih računovodskih programov, če vam to omogočajo, ali pa z našega spletnega vmesnika na portalu bizBox.

V primeru, da nimate svojega računovodskega programa, to sporočite naši podpori (podpora@zzi.si), ki vam omogoči dostop do spletnega vmesnika za kreiranje eRačunov na portalu bizBox.

Dostop do pregleda prejemnikov portala bizBox najdete na povezavi https://www.bizbox.eu/eimenik/. Če vas zanima podjetje, ki ni na seznamu, se lahko obrnete tudi na prodaja@zzi.si ali podpora@zzi.si, da preverimo, ali obstaja kakšna posebnost, zaradi katere ne želijo biti objavljeni v eImeniku.

Z že obstoječim uporabniškim imenom in geslom se prijavite na portal bizBox. Na desni strani vidite gumb Registracija podjetja. Kliknete na registracijo, vnesete davčno številko novega podjetja in nadaljujete po že znanem postopku.

Izbrišete ali dodate lahko novo osebo le kot administrator/zastopnik tega podjetja. Administratorju podjetja sporočite uporabniško ime, ki vam je bilo dodeljeno v postopku registracije.

Postopek dodajanja/brisanja uporabnika:

·    Administrator se prijavi v bizbox.eu s svojim uporabniškim imenom in geslom.

·    Na levi strani izbere Moja podjetja in klikne na svinčnik za urejanje izbranega podjetja.

·    V zgornjem desnem kotu izbere Glavna lokacija in potem klikne na gumb Osebe.

·    S klikom na gumb POVEŽI UPORABNIŠKO IME, ki se nahaja v zgornjem desnem kotu, se odpre novo okno, kjer vpiše uporabniško ime osebe, ki jo želi dodati, lokacijo (HQ) v podjetju in vlogo uporabnika v podjetju.

·    Potrdi z gumbom Potrdi. Dodani osebi je nato potrebno urediti še aplikacijske vloge (dostop do eNabiralnika, eHrambe ipd.).

V primeru brisanja osebe izberete Koš in oseba bo izbrisana.

Če imate težave z interpretiranjem napake, ki ste jo prejeli, se obrnite na naš oddelek podpore, kjer bomo skupaj preverili, kaj prejeta povratnica pomeni. Če pa imate težave s kreiranjem računa, se obrnite na svoj računovodski program.

bizBox storitve naročite pri bizBox partnerjih, če uporabljate eno izmed partnerskih rešitev, sicer pa izpolnite obrazec za povpraševanje. Na podlagi izpolnjenih podatkov vam bomo pripravili prilagojeno ponudbo.

Ne, z registracijo pridobite brezplačen dostop do bizBox portala, brezplačen prejem eDokumentov in uporabo brezplačnih bizBox storitev ali rešitev.

Da, podjetje lahko prehaja med ponujenimi EDI paketi. Skupaj lahko naredimo oceno stroškov in predlog za prehod na nov sistem obračunavanja.

V primeru, da želite prekiniti naše storitve, nas o tem obvestite na elektronski naslov prodaja@zzi.si. V odgovor vam bomo poslali obrazec za prekinitev naročniškega razmerja ter možnost izbrisa podjetja in/ali uporabnikov s portala bizBox.

Prekinitev naročniškega razmerja pomeni zgolj prekinitev plačljivih bizBox storitev, medtem ko vam brezplačen eNabiralnik in ostale brezplačne storitve lahko ostanejo.

Če pa podjetje preneha poslovati, priporočamo tako prekinitev naročniškega razmerja kot tudi izbris podjetja s portala bizBox.

V takem primeru je najbolje, da nas kontaktirate in skupaj preverimo, ali ima nov poslovno-informacijski sistem že integracijo bizBox storitev, in ali je bizBox partner. Če ni, se za prenos naročniškega razmerja obrnete direktno na naš oddelek bizBox prodaje, v nasprotnem primeru pa naročite vklop storitve pri vašem ponudniku. Obstoječe uporabniške dostope vpišete v nov sistem.

Potrebna je registracija uporabnikov in podjetja na portalu bizBox.eu. Zavedli jih boste v vašo rešitev, saj prožijo funkcijo eIzmenjave. Prejem je brezplačen, vklop pošiljanja pa morate naročiti pri ponudniku rešitve, če je bizBox partner. V nasprotnem primeru izpolnite obrazec za povpraševanje. Na podlagi izpolnjenega obrazca vam pošljemo možnosti naročniških ali predplačniških paketov.

Da, še vedno boste lahko uporabljali brezplačen prejem eDokumentov in ostala brezplačna orodja ali storitve bizBox.

1. cvc-complex-type.2.4.a: Najden neveljaven začetek vsebine z elementom `attachments`. Pričakuje se en od `{document}`

V ovojnici manjkajo podatki o prilogah.

2. cvc-complex-type.2.4.b: Vsebina elementat `envelope` ni popolna. Pričakuje se en od `{document}`.

V ovojnici manjkajo podatki o dokumentu.

3. cvc-complex-type.2.4.b: Vsebina elementa `physical-address` ni popolna. Pričakuje se en od `{address}`.

V ovojnici ni naveden (fizični) naslov podjetja.

4. Error at document: file is missing!

Paket ne vsebuje vseh datotek, ki so navedene v ovojnici.

5. Validate FROM:Noben račun ni privzet! (user:JANEZ.KOSIR, type:INVOIC.ES.1_6, location:C:SI85190586)

Račun za pošiljanje je neaktiven – kontaktirajte ZZI ali preverite pravilnost podatkov uporabnika in davčne številke pošiljatelja.

6. Validate FROM:Podatkov nismo našli v sistemu! EADDRESS:SI85190586.HQ (user:JANEZ.KOSIR, type:INVOIC.ES.1_6, location:C:SI85190586)

Pošiljatelj nima urejene eIzmenjave za pošiljanje dokumentov.

7. Validate FROM:Račun SI85190586.HQ je blokiran!(user:JANEZ.KOSIR, type:INVOIC.ES.1_6, location:C:SI85190586)

Pošiljatelj ima blokiran račun za pošiljanje dokumentov (poraba transakcij na PP paketu).

8. Validate FROM: Seja ne obstaja!

GUID-u je potekla veljavnost.

9. Validate TO:At least one of `EAddress` `ELocation(Company)` is mandatory!

V ovojnici manjka podatek prejemnika za usmerjanje.

10. Validate TO: NIMATE PRAVIC ZA POŠILJANJE DOKUMENTA! (type:POVRATNICA, location to:C:SI85190586)

Prejemnik ne prejema dokumentov od tega pošiljatelja – prejemnik ima omejen prejem.

11. Validate TO:PODATKOV NISMO NAŠLI V SISTEMU! (type:INVOIC.ES.1_6, location to:C:SI8519058)

V ovojnici je pomanjkljivo zapisana davčna številka prejemnika oz. prejemnik nima urejenega prejemanja eRačunov.

12. Validate TO:PODATKOV NISMO NAŠLI V SISTEMU! (type:INVOIC.ES.1_6, location to:C:)

V ovojnici ni zapisane davčne številke prejemnika.

Povratnice nam sporočajo, ali je prejemnik račun videl/prevzel ali ne. Za vsak poslan eRačun boste v odgovor prejeli povratnico. To je dokument XML, v katerem sta za vas najbolj pomembni dve polji: Vrsta Potrditve in Opis.

Vrsta Potrditve vam pove, za kateri tip povratnice gre, polje Opis pa vsebuje sporočilo o potrditvi, zavrnitvi oz. napaki iz omrežja.

Najpogostejše vrste potrditev so 12, -99, 27 in 29.

Povratnica tipa 12 (VrstaPotrditve =12) se generira v omrežju ZZInet (bizBox) in pomeni, da je bil eRačun uspešno dostavljen (na UJP ali drugemu gospodarskemu subjektu).

Povratnica tipa 27 (VrstaPotrditve=27) pomeni, da je bil eRačun, na katerega se povratnica nanaša, zavrnjen. Polje Opis lahko vsebuje tudi vzrok zavrnitve. Tako povratnico generira poslovno-informacijski sistem uporabnika – prejemnika eRačuna.

Povratnica tipa 29 (VrstaPotrditve=29) pomeni, da je bil eRačun sprejet brez popravkov. Tako povratnico generira poslovno-informacijski sistem uporabnika – prejemnika eRačuna.

Povratnica tipa -99 (VrstaPotrditve=-99) vrača napake s strani omrežja, ki obrazložijo, zakaj eRačun ni bil dostavljen prejemniku. Kljub temu da se taka povratnica generira v omrežju ZZInet, pa običajno vsebuje opis napake, ki jo vrne sistem UJPnet (pri pošiljanju proračunskim uporabnikom) ob napačno izpolnjenem računu (ovojnici). eRačun, na katerega smo prejeli povratnico tipa -99, je potrebno popraviti in ponovno poslati prejemniku.

Kje lahko vidite poslane račune, je odvisno tudi od načina pošiljanja (ZZInet, računovodski program, aplikacija eNaročanje ipd.), vendar ne glede na način pošiljanja vedno vidite poslan račun na portalu bizBox v eNabiralniku pod zavihkom Poslano. S klikom na puščico navzdol lahko vidite tudi, ali je za račun prišla povratnica, in ali je ta pozitivna ali negativna.

• ERROR: Nezadosten nivo pravic ali pa izdajatelja za davčno številko SI85190586 ni mogoče najti!

Napaka pomeni, da podjetje še ni prijavljeno na UJP kot izdajatelj eRačunov.

Če eRačune pošiljate preko naših storitev bizBox, nas pokličite, da uredimo prijavo za izdajanje eRačunov na UJP.

• ERROR: Prejemnika z računom SI56000011110000111 in davčno številko SI85190586 ni mogoče najti znotraj sistema UJPnet!

Če prejmete povratnico, ki vsebuje zgornji tip napake, pomeni, da nimate vpisanega pravega transakcijskega računa za izbranega prejemnika (plačnika).

V primeru, da je prejemnik proračunski uporabnik, lahko na spletni strani https://storitve.ujp.gov.si/dostop/seznam-prejemnikov-eracunov/.

• ERROR: Račun SI56SI56000011110000111 ne ustreza IBAN formatu!

Napaka pomeni, da ima vpisan transakcijski račun napačno obliko. TRR mora imeti 17 znakov, pri čemer je na začetku SI56, potem pa sledi še 15 številk.

• ERROR: Sklic plačila: Dolžina ni v okviru predpisanih meja!

Napaka pomeni, da vpisani sklic plačila (strukturirana referenca) ni prave dolžine po shemi eSlog.

Največje število znakov sklica ne sme presegati 35 znakov. Številka sklica se sicer sestavlja po pravilniku ZBS »Pravila za oblikovanje in uporabo standardiziranih referenc pri opravljanju plačilnih storitev«.

• ERROR: Račun v prilogi ne ustreza predpisani shemi za eSlog. Napaka v vrstici 8 in stolpcu 14! (Ime vozlišča: sender_mailbox, tip vozlišča: Element, opis: The element 'sender_eddress' has invalid child element 'sender_mailbox'. List of possible elements expected: 'sender_agent'.)

Pri taki vrsti napake pogledamo, kateri podatki so navedeni kot pričakovani (List of possible elements expected). V zgornjem primeru je naveden »sender_agent«, kar pomeni, da v eRačunu manjka podatek BIC koda banke pošiljatelja.

Seznam pogostih manjkajočih elementov:

• [ERROR: Priloga 1 : Priloga pod zaporedno št. 1: Račun v prilogi ne ustreza predpisani shemi za E-Slog. Napaka v vrstici Neznan in stolpcu Neznan! (Ime vozlišča: Neznan, tip vozlišča: Neznan, opis: There is an error in XML document (12, 8302).)

Ta napaka bi lahko imela več vzrokov, saj je vzrok »Neznan«. Po naših dosedanjih izkušnjah pa je bil najpogostejši vzrok te napake podatek »enota mere«, ki je imela odvečne znake (npr. presledke).

• "-99" ["[ERROR: Priloga pod zaporedno št. 1: Dokument ne ustreza predpisani shemi. Dovoljeni dokumenti: UBL 2.1, CEFACT 100.D16B, eSlog 2.00! ]"].

Dokument ni poslan v ustrezni obliki oz. poslani eSlog 2.0 ni zapisan po predpisani .xsd shemi – kontaktiraj ponudnika informacijske rešitve.

• "-99" ["[ERROR: Priloga pod zaporedno št. 1: XML dokument v prilogi ni podpisan. Napaka: Vozlišče referenčni dokument /Invoice/M_INVOIC/G_SG1[S_RFF/C_C506/D_1153='XX']/S_RFF/C_C506/D_1154 je obvezno! ]"]

V računu manjka referenčni dokument, obvezen je vsaj 1 referenčni dokument (pogodba/naročilo/dobavnica).

• -99" ["[ERROR: Priloga pod zaporedno št. 1: XML dokument v prilogi ni podpisan. Napaka: Vozlišče matična št. prejemnika (pravne osebe/Invoice/M_INVOIC/G_SG2[S_NAD/D_3035='BY']/G_SG3[S_RFF/C_C506/D_1153='0199']/S_RFF/C_C506/D_1154 mora biti navedeno natanko enkrat! ]"

Račun ne vsebuje matične številke prejemnika eRačuna.

• "-99" ["[ERROR: Napaka: Vozlišče matična št. izdajatelja (pravne osebe)/Invoice/M_INVOIC/G_SG2[S_NAD/D_3035='SE']/G_SG3[S_RFF/C_C506/D_1153='0199']/S_RFF/C_C506/D_1154 mora biti navedeno natanko enkrat! ]

Račun ne vsebuje matične številke pošiljatelja eRačuna.

• ¨-99¨ [¨HALICL0016: Transakcije (recipient_account=`SI56029221234567965`, XXX_EXT_ORDER.DOC_ID=`test`, XXX_EXT_ORDER.EXTERNAL_ID=`test-12561912568 `) ni mogoče usmeriti.¨]

IBAN prejemnika je napačen oz. prejemnik na omenjenem računu nima urejenega prejema.

• ¨-99¨ [¨Napaka pri validaciji: Velikost prilog je prevelika: 5965875. Največja dovoljena velikost je 2097152!¨]

Skupna velikost računa je prevelika za dostavo.

• ¨-99¨ [¨Ime datoteke, ki je dodana kot priloga 2, ne sme vsebovati presledkov in šumnikov. Ime lahko vsebuje le male in velike črke, številke in podčrtaje!¨]

Priloga je napačno poimenovana, zato računa ni mogoče dostaviti.

V primeru vpeljave integracije dokumentacijo najdete na portalu bizBox https://bizbox.zzi.si/bizBoxUtils/views/api/bizboxEstoritve.xhtml. Za ustrezno testiranje in izmenjavo kontaktirajte našo podporo, ki vam bo uredila testni dostop do demo portala bizBox.

Vse svoje prejete in poslane dokumente lahko vidite na portalu bizBox v svojem eNabiralniku.

V omrežju bizBox lahko izmenjujete vse eDokumente, za katere se s prejemnikom dogovorite za izmenjavo. V praksi se največ izmenjujejo eRačuni, eDobropisi, naročila, dobavnice, potrditve naročil.

eRačune lahko izmenjujete s partnerji v bizBox omrežju, z bančnim sistemom BANKART in z uporabniki povezanih omrežij (FINA HR (zavezanci za javno naročanje Hrvaške), MojeRačun HR, MojeRačun RS, eSUF (zavezanci za javno naročanje Srbije), PEPPOL idr.).

Ne, prejem eRačunov preko bizBox storitev je brezplačen.

Da, našo rešitev pogosto izberejo podjetja, ki delujejo v različnih geografskih regijah ali imajo številne mednarodne partnerje, saj smo z bizBox omrežjem povezani tudi z drugimi slovenskimi in mednarodnimi omrežji eIzmenjave oz. drugimi ponudniki eIzmenjave.

Da, bizBox oz. ZZI je dostopna točka za PEPPOL in ponudnik rešitev, ki so v skladu s specifikacijami PEPPOL. Svoje uporabnike lahko vključimo v omrežje PEPPOL in omogočimo hitro izmenjavo eRačunov tudi z drugimi uporabniki tega omrežja.

Da. V večini evropskih držav zakon dopušča zamenjavo papirnatih računov z elektronskimi. V EU velja Direktiva Sveta 2010/45/EU. Večina držav je omenjeni direktivi že prilagodila svojo lokalno zakonodajo. S podporno storitvijo E2P (electronic to paper) lahko preidete na 100-odstotno izdajo eRačunov ne glede na prejem vašega partnerja. eRačune lahko hranite v certificirani storitvi elektronske hrambe eHramba.si.

S partnerjem se morate najprej dogovoriti o prejemu/pošiljanju e-dokumentov in potrditi datum, ko bo začela taka komunikacija teči. Poleg tega se je treba dogovoriti o obsegu uvedbe EDI – o vrstah sporočil/eDokumentov, ki jih bosta izmenjevala, vsebini sporočil, komunikacijskem protokolu ali izbranih ponudnikih EDI, kontaktni osebi, odgovorni za projekt.

bizBox ponuja portalno rešitev EDIweb eNaročanje, ki jo lahko določeno podjetje uporablja za pošiljanje in sprejemanje dokumentov s svojimi poslovnimi partnerji. To rešitev lahko uporabljajo za vse svoje EDI partnerje in nastopajo tako v vlogi kupca kot dobavitelja.

Uvedbo EDI/eIzmenjave je mogoče izvesti v relativno kratkem času, odvisno od izbrane vrste rešitve EDI in obsega danega projekta. Če bo podjetje uporabilo portalno rešitev bizBox, se mora uporabnik iz vašega podjetja registrirati v bizBox portal in izpolniti naročilnico. Večina ERP rešitev po Sloveniji ima tudi že integrirano bizBox eIzmenjavo. Če vaš ERP podpira eDokumente v eSlog 2.0, lahko z uporabo eIzmenjave s partnerji pričnete takoj, drugače pa v vašem okolju namestimo Windows rešitev bizBox Connect, ki nadomešča integracijo.

Če želite začeti s projektom uvedbe eIzmenjave v vašem podjetju, se morate posvetovati s ponudnikom rešitev EDI in predložiti seznam poslovnih partnerjev, s katerimi želite izmenjati podatke, pomembne za podjetje (vrste eDokumentov, EDI standard, način EDI povezovanja ipd.) Vsak partner EDI ima tudi svoj edinstven GLN in si sam izbere želeni način pošiljanja in prejemanja elektronskih dokumentov.

Lahko se obrnete neposredno na naš klicni center ali uporabite naš spletni obrazec.

Naročila (NAROČILO)

Računi (INVOIC)

Nasveti za odpremo (DESADV)

Prejemanje nasvetov (RECADV)

Naročilo odgovorov (ORDERRSP)

Poročila o zalogah (INVRPT)

Poročila o prodaji (SLSRPT)

eRačun je račun, ki ga izdajatelj za dobavljeno blago ali izvedene storitve izda svojemu dolžniku oziroma prejemniku računa v elektronski obliki in enakovredno zamenjuje račun v papirnati obliki. Original izdanega računa je tisti, ki je bil posredovan partnerju in je hranjen na primeren način (tako, da sta zagotovljeni njegova avtentičnost in nespremenljivost).

eRačun je sestavljen iz ovojnice, strukturiranega dela eRačuna v obliki XML in vizualizacije eRačuna v obliki PDF. PDF priloga ni obvezna, vendar je zelo priporočljiva.

Trenutno se v Sloveniji uporablja eSlog 2.0. Če ne veste, kateri standard uporablja vaš računovodski program, je najbolje, da se obrnete na ponudnika vašega programa.

Dokumentacijo o aktualnem standardu najdete na spletni strani https://www.epos.si/eslog.

Najprej preverite, v kakšni obliki program omogoča izvoz. S tem podatkom se obrnite na našo prodajo, kjer bomo preverili možnosti za transformacijo dokumenta.

eRačun lahko pošljete na Hrvaško iz naše spletne aplikacije za kreiranje eRačunov. Če pa vam računovodski sistem omogoča pravilno pripravljen račun tudi za Hrvaško, lahko to naredite direktno iz programa.

Če račune pošiljate proračunskim uporabnikom oz. omrežju UJP, je omejitev 20 MB; bančno omrežje dovoljuje velikost 2 MB, znotraj omrežja bizBox pa ni omejitev velikosti.

Svoje poslovne partnerje lahko nagovorite s pripravljenimi bizBox nagovori za kupce in dobavitelje. Osnutke nagovorov in navodila pridobite na e-naslovu prodaja@zzi.si.

Da. Če podjetje prejema ali pošilja eRačune, jih mora hraniti v elektronski obliki.

Pred prvim kreiranjem priporočamo, da se najprej lotite shranjevanja partnerjev. Torej na portalu bizBox izberete aplikacijo Elektronsko naročanje. Izberete Šifrante -> Partnerji -> Nov partner. Izpolnite obvezne podatke in podatke, za katere menite, da jih potrebujete v računu.

• Matična številka,

• naslov,

• poštna številka in pošta,

• IBAN,

• BIC koda (11-mestna),

• številka referenčnega dokumenta,
• datum dobave/storitve,
• koda namena,
• sklic,
• namen plačila,
• način plačila.

Davčne kategorije pomenijo naslednje:

AE - Obrnjena davčna obveznost

E - Oproščeno davka

G - Artikel za prost izvoz, davek ni obračunan

K - Oproščeno plačila DDV od prodaje blaga in storitev znotraj Skupnosti

L - Splošni posredni davek Kanarskih otokov

M - Davek na proizvodnjo, storitve in uvoz v Ceuti in Melilli

O - Storitve zunaj obsega sistema DDV

S - Standardna stopnja

Z - Blago z ničelno stopnjo

Če je davek pozitiven, se vedno uporabi S; če davek ni obračunan, se preveri, katera kategorija najbolj ustreza oprostitvi davka.

Status poslanega računa lahko preverite na osnovni strani aplikacije eNaročanje Zadnji dogodki ali v stranskem meniju Dobavitelj – Računi. Na desni strani je izpisan status dokumenta. Status je lahko vnesen, poslan, dostavljen, nedostavljen, zavrnjen itd. Nedostavljen in zavrnjen status vam izpiše vzrok zavrnitve.

Če se vzrok zavrnitve nanaša na osnovne podatke pošiljatelja ali prejemnika, je treba najprej napako popraviti v Šifrantih -> Partnerji.

Če pa je napaka vsebinska oz. vezana na račun, je najbolje, da poslanemu računu naredite duplikat. Ob pregledu duplikata popravite vsebino, zaradi katere je bil račun zavrnjen.

Za razčlenitev postavke kliknite na gumb z ikono škarij. Z razčlenitvijo postavk lahko določite več različnih datumov dobave za posamezen artikel iz naročila.

Postavko zavrnete tako, da v polje Potrjena količina vpišete 0. Aplikacija to prepozna in status postavke in celotnega dokumenta ustrezno nastavi samodejno.

Pri ustvarjanju dobavnice iz naročila ali potrditve naročila se vsi artikli iz originalnega dokumenta privzeto razvrstijo v en paket. Če jih želite razvrstiti drugače, kliknite na gumb Nov paket in željeno postavko z gumbom z ikono za premik spustite v tabelo novega paketa. Za vsak paket lahko vnesete tudi dimenzije ali SSCC šifro, vendar noben podatek na paketu za pripravo dokumenta ni obvezen.

V šifrantu artiklov izberite željeni artikel. Na pogledu podrobnosti artikla na desni strani v tabeli Posebnosti po partnerjih izberite željenega poslovnega partnerja iz šifranta in vnesite posebnosti na artiklu, ki veljajo le zanj. Ko boste pri pripravi dokumentov iz šifranta izbrali artikel z vnesenimi posebnostmi, se bodo te samodejno upoštevale v vnosnem obrazcu, če so podatki vneseni za izbranega prejemnika. Sicer se bodo vnesli splošni podatki artikla.

Dokumenti so uporabnikom storitve eHramba.si vedno dostopni na bizBox portalu, če ima uporabnik pooblastila za dostopanje do dokumentov. Tista podjetja, ki uporabljajo storitev eHramba v povezavi z obstoječimi poslovnimi rešitvami, ki imajo integracijo eHrambe, lahko do dokumentov dostopajo tudi preko teh rešitev in preko eHramba namizne rešitve.

Če imate pregled s strani FURS-a, nam pooblaščena oseba iz vašega podjetja poda zahtevo za pridobitev uporabniškega dostopa z omejenimi pravicami (pregledovanje, vpogled v določeno klasifikacijo za določen čas).

• Dostopnost: preprečevanje izgube dokumentov, zagotavljanje dostopa samo pooblaščenim osebam
• Uporabnost: omogočanje poizvedb (iskanja), zagotavljanje berljivosti in nadaljnje uporabe

• Celovitost: zagotavljanje neokrnjenosti in nespremenjenosti vsebine dokumentov
• Avtentičnost: ohranjanje pristnosti in izvirnosti oz. ujemanja z originalom dokumenta v hrambi
• Trajnost: zagotavljanje obstojnosti dokumentov in doseganja ostalih načel ves čas predvidene hrambe

Klasifikacijski načrt je seznam, ki omogoča strukturiranje, razčlenjevanje in razvrščanje gradiva po vsebini, pristojnostih, dejavnostih ter poslovnih in strokovnih funkcijah. Običajno gre za prilogo internega predpisa o upravljanju gradiva v podjetju.

Seznam sestavljajo klasifikacijski razredi, te pa sestavljajo:

• klasifikacijski znak (številčna oznaka ali šifra, ki predstavlja klasifikacijski razred),
• naziv ali opis klasifikacije,
• rok hrambe, izražen v letih.

Klasifikacijskih razredov praviloma ne črtamo in ne spreminjamo, dodajanje novih pa ustrezno datiramo.

Roki hrambe se določajo na podlagi predpisov (temeljni predpisi, področni predpisi, pravilniki) ob upoštevanju zastaralnih rokov in poslovnih potreb.

Kakšna je razlika med kratkoročno in dolgoročno e-hrambo?

Kratkoročna hramba je hramba gradiva z rokom hrambe do 5 let, dolgoročna pa z rokom hrambe nad 5 let.

Pri dolgoročni hrambi moramo biti posebej pozorni na:

• vzdrževanje nosilcev zapisa zaradi njihove omejene življenjske dobe, morebitnih sprememb tehnologije ali naraščajočih stroškov njihovega upravljanja in

• zagotavljanje primernega formata zapisa zaradi možnosti zastaranja in posledično izgube uporabnosti, zahtevnega vzdrževanja ali ogrožene celovitosti vsebine zavoljo specifičnih elementov, vezanih na programsko okolje.

Ne, zato je potrebno dokument prej pretvoriti v format, primeren za dolgoročno e-hrambo. Najpogosteje uporabljene oblike so PDF/A, TIFF, JPEG, SVG, W3C XML, HTML5 ...

Ker imajo posamezne oblike zapisa dobre in slabe lastnosti, si pri izbiri primerne oblike pomagamo s ključnimi lastnostmi formatov, tj. z njihovo uveljavljenostjo, uporabnostjo, odprtostjo, kakovostjo in dokumentiranostjo. Te lastnosti predstavljajo širši nabor meril za izbiro primernega formata.

Prilogo za nečlana se obvezno doda šele takrat, ko so vsi člani eKompenzacijo že potrdili.

Znotraj aplikacije iniciator kompenzacije izbere v sistemu modul Priloge.

Datoteko, ki jo je poslal nečlan sistema, iniciator naloži v modul Priloge z gumbom Dodaj.

Po uspešnem nalaganju priloge iniciator izbere želeno prilogo in klikne na gumb Poveži.

Prikaže se seznam odprtih kompenzacij, ki vsebujejo nečlane sistema in na katere lahko iniciator dodaja priloge.

Na seznamu iniciator poišče kompenzacijo in izbere možnost Dodaj potrdilo nečlana ter objavi njegovo dobaviteljsko specifikacijo.

Kompenzacije ni možno potrditi, če ne izpolnimo dobaviteljske specifikacije (če tega ni namesto nas storil že naš dobavitelj).

Za izpolnitev dobaviteljske specifikacije mora biti kompenzacija v statusu Prevzeto (prevzamete jo preko gumba Udeleženec -> Prevzemi).

Nato udeleženec izbere možnost Dodaj specifikacijo za dobavitelja.

Pri vnosu specifikacije za dobavitelja se izpolni polje opis, znesek računa, datum zapadlosti in številka dokumenta (ostala polja so opcijska).

Kompenzaciji dodamo postavko (Dodaj postavko specifikacije) in jo shranimo (Shrani specifikacijo).

Kompenzacijo potrdimo s klikom na Udeleženec –> Potrdi.

Če udeleženec želi popravek podatkov na kompenzaciji, to namero posreduje iniciatorju (zahtevek je viden tudi drugim udeležencem kompenzacije) s klikom na Zahteva za spremembo preko gumba Udeleženec.

Če je izpolnjena dobaviteljska kompenzacija (opcijsko lahko izpolnimo tudi kupčevo specifikacijo namesto našega kupca), verižno kompenzacijo potrdimo s klikom na Udeleženec – prevzemi in nato Udeleženec – potrdi.

Obveščanje o kompenzacijah nastavimo v zavihku Nastavitve –> Obveščanje na nivoju podjetja –> mail –> Elektronski naslov (vnesete željen e-mail) - > Shrani

Če kompenzacija ni knjižena, je kljub potrditvi vidna v zavihku za nadaljnje delo.

LogChain je namenjen vsem, ki sodelujejo v procesu dobave pošiljk, tovora, blaga in bi želeli vedeti, kaj se dogaja na terenu.

Rešitev omogoča sledljivost dokumentov in pošiljk v dostavi, omogoča vpogled v stanje pošiljke prejemniku blaga, varno hrambo vseh dokumentov v procesu dostave, beleženje embalaže itd.

LogChain rešitev lahko uporabljajo podjetja, ki imajo eno vozilo ali vozni park z več sto vozili. Rešitev je prilagojena tako malim kot velikim uporabnikom.

Če že uporabljate elektronske dokumente in bi radi pričeli z delom na LogCahin portalu, je začetek uporabe možen praktično v nekaj dneh. Če želite podatke vnesti v vaše zaledne sisteme, pa je implementacija odvisna predvsem od hitrosti uvedbe pri naročniku (1–6 mesecev).

LogChain lahko uporabljate povsem samostojno, brez dodatne programske opreme, lahko pa celoten proces dostave in sledenja vodite tudi iz vašega zalednega sistema.

Rešitev pokriva zakonsko skladen zajem podpisa. LogChain omogoča zajem lokacijskega in časovnega žiga v trenutku dostave. Vsi podatki se nato prenesejo preko varnih poti v certificirano elektronsko hrambo dokumentov, kjer so varno shranjeni.