VPRAŠANJA in ODGOVORI

Elektronska izmenjava podatkov (angleško Electronic Data Interchange - EDI) – je način komunikacije med računalniškimi sistemi poslovnih partnerjev, kjer prihaja do izmenjave standardiziranih strukturiranih poslovnih dokumentov (npr. naročilnic, dobavnic, računov itd.) v elektronski obliki.

EDI / RIP eIzmenjava predstavlja trdno uveljavljeno tehnologijo v industrijah kot so trgovina, farmacija, proizvodnja, avtomobilska industrija... Prednostna naloga v vseh teh industrijah je bila vedno avtomatizacija komunikacij, povezanih z upravljanjem dobavne verige.

EDI integrira komunikacijske tehnologije in posebno programsko opremo, tako da informacijski sistemi podjetij pregledno izmenjujejo kritične poslovne, logistične ali davčne podatke.

Standardizirana narava dokumentov je tisto, kar bistveno razlikuje EDI od drugih sistemov izmenjave informacij. Naročila, dobavnice, računi, zaloge, ceniki itd. se lahko izmenjujejo med različnimi trgovinskimi partnerji zaradi uporabe skupnega jezika, ki omogoča njihovo integracijo v kateri koli računalniški sistem.

Standardni jezik: Za izmenjavo elektronskih informacij je potreben standardni jezik, da se strukturirani podatki pravilno izmenjajo med sistemi pošiljatelja in prejemnika. Obstajajo različni standardi, kot so EANCOM/EDIFACT, XML, X12, eSlog ...

EDI programska oprema: Pošiljatelj in prejemnik morata pridobiti ustrezno programsko opremo, ki podpira EDI / RIP eIzmenjavo medsebojno dogovorjenih podatkov v skladu s standardi.

Komunikacijska mreža: EDI / RIP izmenjava zahteva varne komunikacijske sisteme, prilagojene posebnostim teh vrst transakcij. Na voljo so različne možnosti, čeprav so najbolj razširjeni VAN-i oziroma omrežja z dodano vrednostjo. To so zasebna komunikacijska omrežja z visoko stopnjo varnosti, zanesljivosti, nadzora in spremljanja, da se zagotovi pravilno pošiljanje in sprejemanje različnih sporočil.

EDI / RIP eIzmenjava zagotavlja pomembne prednosti, ki vodijo do bolj racionalnih, učinkovitih in avtomatiziranih procesov.

Hitrejši odzivni časi – eDokumenti se pošljejo in prejmejo v nekaj sekundah. Celotna ali delna avtomatizacija povezanih procesov lahko omogoči skorajda takojšen prenos eDokumentov v informacijski sistem, potrditve, spremembe ali preklice količin ali cen izdelkov.

Natančnost – Izmenjava informacij temelji na standardih, ki so poznani pošiljatelju in prejemniku. Na ta način je zagotovljeno pravilno tolmačenje dokumentov, ne glede na lokacijo/sedež partnerja v izmenjavi. Z eIzmenjavo zmanjšamo število napak, ki se pojavljajo pri ročnem vnosu podatkov ali tolmačenju nečitljivih faksov, izognemo se izgubi dokumentov, napakam zaradi komunikacijskih šumov pri telefonskih naročilih itd.

Zmanjšanje stroškov – Avtomatizacija operacij, hitrejši odzivni časi, manj napak, odprava papirja ... Vse te izboljšave pomenijo veliko bolj učinkovit sistem upravljanja procesov in drastično znižanje stroškov.

Optimizacija – Uvedba EDI / RIP eIzmenjave omogoča obravnavo bistveno več komercialnih postopkov z manj človeškimi posegi. Opuščanje nalog, povezanih z upravljanjem papirnih dokumentov, zaposlenim omogoča, da opravljajo naloge z večjo dodano vrednostjo.

Nadzor procesa – Zamenjava papirnih z elektronsko obliko dokumentov olajša spremljanje različnih medsebojno povezanih poslovnih procesov. Vključujemo lahko eDokumente, kot so potrditve naročil, računi, spremembe naročil itd. Poleg tega pošiljanje dokumentov prek zaprtih varnih omrežij, kot je bizBox/ ZZInet omrežje, zagotavlja stalno spremljanje statusov sporočil v smislu prejema, obdelave, branja itd.

Izboljšana storitev za končnega uporabnika – Uvedba EDI / RIP eIzmenjave vključuje uporabo optimalnih delovnih tokov in odzivnih časov. Tako npr. možnost prejema obvestila o predhodnem prejemu pred dostavo blaga omogoča načrtovanje virov in potreb po raztovarjanju ali preusmeritvi. Omogoča tudi prilagoditev načrtov proizvodnje in dostave, s čimer se izboljša končna storitev, ki jo je deležna stranka.

Z uporabo bizBox storitev je v podjetju mogoče na enostaven in hiter način zagotoviti enotno elektronsko okno za brezpapirno poslovanje s partnerji, vključno s sledljivostjo in nadzorom.

Uvedba EDI / RIP eIzmenjave je možna brez prilagajanja lastnega informacijskega sistema in dodatnih programskih rešitev, z uporabo spletnih storitev in klienta za elektronsko izmenjavo dokumentov. bizBox/ ZZInet omrežje je visoko zanesljivo in razpoložljivo omrežje z dodano vrednostjo za prenos, pretvorbo in usmerjanje izmenjave različnih tipov dokumentov z različnimi partnerji po vnaprej določenih postopkih (poslovnih procesih).

Aktualne rešitve in storitve bizBox za brezpapirno poslovanje podjetij vključujejo rešitve za:
• pripravo eDokumentov ter digitalno podpisovanje
• elektronsko izmenjavo eDokumentov s podjetji, bankami in državnimi organi (UJP)
• podporo procesom - eNabave, izdajanje eRačunov (eInvoicing), eCarinjenje, eDavki ...
• upravljanje lastnih eKatalogov ter povezovanje z globalnimi katalogi
• elektronsko hrambo poslovne dokumentacije.

Rešitve in storitve za EDI / RIP eIzmenjavo se lahko prilagodijo uporabnikovim specifičnim potrebam in tehničnim zahtevam, kar poenostavi pošiljanje in sprejem eDokumentov različnim tipom podjetij – od tistih, ki potrebujejo izmenjavo manjšega obsega eDokumentov, do velikih organizacij, ki potrebujejo močan okvir EDI, ki deluje v več državah z več tisoč elektronsko izmenjanih eDokumentov.

bizBox možnosti uvedbe EDI/RIP eIzmenjave omogočamo:
• z Integracijo bizBox eIzmenjave v ERP rešitve (bizBox konektorji)
• preko lokalnega ZZInet klienta
• preko spletnega vmesnika bizBox – portal za eNaročanje

V kolikor uporabljate katero izmed partnerskih rešitev, ki ima narejeno integracijo pošiljanja in prejema eRačunov, lahko eRačune prevzamete in pregledujete v vašem računovodskem sistemu .(Seznam partnerjev). V primeru, da integracija eIzmenjave v vaš računovodski sistem še ni  bila opravljena, lahko prejete eRačune pregledujete na portalu www.bizbox.eu v zavihku eNabiralnik. Za prevzem eRačuna na portalu potrebujete dodatna pooblastila. Za nastavitve prevzema eRačuna na portalu bizBox.eu se obrnite na oddelek Podpore 01/530 33 21 oz. pošljite sporočilo z zahtevo po nastavitvi na podpora@bizbox.eu . 

eRačun prevzamete s klikom na eRačun v vašem računovodskem sistemu. Za več informacij se obrnite na ponudnika vašega računovodskega sistema. Prevzem eRačuna na portalu bizBox.eu opravite v aplikaciji eNabiralnik pod zavihkom Neprevzeta sporočila s klikom na gumb kuverte. Sistem vas bo opozoril, da boste eRačun prevzeli. Prevzete račune lahko vidite v zavihku Vsa prejeta.

Za prevzem eRačuna na portalu potrebujete dodatna pooblastila. Za nastavitve prevzema eRačuna na portalu bizBox.eu se obrnite na oddelek Podpore 01/530 33 21 oz. pošljite sporočilo z zahtevo po nastavitvi na podpora@bizbox.eu . 

eRačun prevzamete s klikom na eRačun v vašem računovodskem sistemu. Za več informacij se obrnite na ponudnika vašega računovodskega sistema. Prevzem eRačuna na portalu bizbox.eu opravimo v eNabiralniku, zavihek Neprevezeta sporočila s klikom na gumb kuverte – sistem nas opozori, da bomo eRačun prevzeli. Po prevzemu lahko eRačun pregledujemo v mapi Vsa prejeta/ Račun.

OPOZORILO: V kolikor imate narejeno integracijo eIzmenjave  in boste eRačune prevzemali na portalu, teh računov ne boste mogli več prevzeti v računovodski sistem, ki ga uporabljate. 

Preko storitev bizBox je mogoče pošiljati eRačune na več načinov:

• Če v podjetju uporabljate katerega izmed poslovno informacijskih sistemov (ERP) bizBox.eu partnerjev  (seznam partnerjev), imate že vse pripravljeno za pošiljanje eRačunov. Za več informacij se obrnite na vašega ponudnika ERP.
• V primeru, da v podjetju uporabljate ERP, ki vam omogoča izvoz dokumentov (npr. računa) v XML eSlog standard, lahko eRačune pošiljate preko bizBox KLIENTA ZZInet, katerega namestimo na vaš računalnik.
• eRačune lahko pripravljate tudi v brezplačnem bizBox.eu orodju za pripravo eRačuna v eSlog standardu in pošljete preko portalne rešitve bizBox.

bizBox omrežje je povezano tudi z bančnimi kanali kar pomeni, da lahko uporabniki eIzmenjave bizBox pošiljate tudi strankam, ki želijo eRačune prejemati v eBanke. Za pregled podjetij, ki že prejemajo eRačune iz omrežja bizbox v svojo eBanko vam je na voljo bizBox eImenik po katerem lahko iščete po nazivu ali davčni številki podjetja. 

Pot do eBanke prejemnika lahko uredimo na dva načina. Prejemnik se lahko v svoji eBanki prijavi na prejem eRačunov ponudnika storitev ZZI d.o.o., davčna številka: SI85190586 ali pa mu v izpolnitev posredujte obrazec za Prijavo na prejem eRačunov iz omrežja bizBox in nam ga skeniranega pošljete na elektronski naslov prodaja@zzi.si

Po ureditvi lahko prejemnik v svojo eBanko prejme eRačune vseh dobaviteljev iz omrežja bizBox, s katerimi je dogovorjen za elektronsko poslovanje.

Strošek pošiljanja eRačuna v druga omrežja je odvisno od stroškov prehoda posameznega omrežja.

bizBox omrežje je povezano z bančnimi omrežji in tudi nekaterimi ostalimi ponudniki elektronske eIzmenjave. Svoje dobavitelje obvestite, da želite prejeti račun v elektronski obliki. Pojasnite jim, da sami uporabljate bizBox eIzmenjavo zato predlagate, da se tudi sami za pošiljanje eRačunov registrirajo v www.bizbox.eu, ki omogoča eIzmenjavo eRačunov v bizBox eNabiralnike, Javno upravo - UJP, direktno v ERP partnerskih rešitev, bančne kanale in druga mednarodna in domača omrežja eIzmenjave.

Če bodo pošiljali eRačune preko bizBox.eu izmenjave, vam bodo lahko enostavno posredovali eRačune, brez potrebe po dodatnih informacijah.

Če bodo posredovali eRačune preko bančnih kanalov (eBanke) je potrebno poleg TRR prejemnika vnesti BIC kodo omrežja bizBox - BIZBSI2DICL. eRačun bo tako posredovan iz omrežja bank v omrežje bizBox-a.

Za priklop ali dodatne informacije za storitve bizBox.eu lahko pišete na prodaja@zzi.si ali pokličete na 01/5303321.

Omrežje eIzmenjave bizBox je z 2018 postal del BANKART sistema za izmenjavo eRačunov, tako da v primeru, da vam bodo partnerji eRačune posredovali preko bančnih kanalov (eBanke), je potrebno poleg TRR prejemnika (podatki vašega podjetja) vnesti BIC kodo omrežja bizBox - BIZBSI2DICL. eRačun bo tako posredovan iz omrežja bank v omrežje bizBox-a.

Na vsak poslan eRačun boste v odgovor prejeli povratnico. To je dokument XML, v katerem sta sa vas najbolj pomembni dve polji: Vrsta Potrditve in Opis.

• Vrsta Potrditve vam pove, za kateri tip povratnice gre (razloženo v nadaljevanju), polje Opis pa vsebuje sporočilo o potrditvi, zavrnitvi oz. napaki iz omrežja.

• Najpogostejše vrste potrditev so 12, -99, 27 in 29.

Povratnica tipa 12 (VrstaPotrditve =12) se generira v omrežju ZZInet (bizBox) in pomeni, da je bil eRačun uspešno dostavljen (na UJP ali drugemu gospodarskemu subjektu).

Povratnica tipa 27 (VrstaPotrditve=27) pomeni, da je bil eRačun, na katerega se povratnica nanaša, zavrnjen. Polje Opis lahko vsebuje tudi vzrok zavrnitve. Tako povratnico generira poslovno-informacijski sistem uporabnika – prejemnika eRačuna.

Povratnica tipa 29 (VrstaPotrditve=29) pomeni, da je bil eRačun sprejet brez popravkov. Tako povratnico generira poslovno-informacijski sistem uporabnika – prejemnika eRačuna.

Povratnica tipa -99 (VrstaPotrditve=-99) vrača napake s strani omrežja, ki obrazložijo, zakaj eRačun ni bil dostavljen prejemniku. Kljub temu, da se taka povratnica generira v omrežju ZZInet, pa ponavadi vsebuje opis napake, ki jo vrne sistem UJPnet (pri pošiljanju proračunskim uporabnikom) ob napačno izpolnjenem računu (ovojnici). eRačun, na katerega smo prejeli povratnico tipa -99, je potrebno popraviti in ponovno poslati prejemniku.

Najpogostejše napake v povratnici tipa -99:

• ERROR: Nezadosten nivo pravic ali pa izdajatelja za davčno številko SI85190586 ni mogoče najti!

Napaka pomeni, da podjetje še ni prijavljeno na UJP kot izdajatelj eRačunov.

Če eRačune pošiljate preko naših storitev bizBox, nas pokličite, da uredimo prijavo za izdajanje eRačunov na UJP.

• ERROR: Priloga 1 <2015-01-ERacun.xml>: Priloga pod zaporedno št. 1: XML dokument v prilogi ni podpisan. Podpis je obvezen!

Napaka pomeni, da poslani eRačun ni bil podpisan z digitalnim potrdilom – certifikatom. V svoji poslovno informacijski rešitvi, kjer kreirate eRačune, preverite, če imate izbran certifikat za podpis poslanih eRačunov.

• ERROR: Prejemnika z računom SI56000011110000111 in davčno številko SI85190586 ni mogoče najti znotraj sistema UJPnet!

Če prejmete povratnico, ki vsebuje zgornji tip napake, pomeni, da nimate vpisanega pravega transakcijskega računa za izbranega prejemnika (plačnika).

V primeru, da je prejemnik proračunski uporabnik, lahko na spletni strani www.bizbox.eu/eimenik oz. na spletnih straneh UJP preverite, kateri transakcijski račun je proračunski uporabnik prijavil na UJP za prejemanje eRačunov.

• ERROR: Račun SI56SI56000011110000111 ne ustreza IBAN formatu!

Napaka pomeni, da ima vpisan transakcijski račun napačno obliko. TRR mora imeti 17 znakov, pri čemer je spredaj SI56, potem pa sledi še 15 cifer.

• ERROR: Sklic plačila: Dolžina ni v okviru predpisanih meja!

Napaka pomeni, da vpisani sklic plačila (strukturirana referenca) ni prave dolžine po shemi eSlog.

Največje število znakov sklica ne sme presegati 35 znakov. Številko za sklic se sicer sestavlja po pravilniku ZBS »Pravila za oblikovanje in uporabo standardiziranih referenc pri opravljanju plačilnih storitev«.

• ERROR: Račun v prilogi ne ustreza predpisani shemi za E-Slog. Napaka v vrstici 8 in stolpcu 14! (Ime vozlišča: sender_mailbox, tip vozlišča: Element, opis: The element 'sender_eddress' has invalid child element 'sender_mailbox'. List of possible elements expected: 'sender_agent'.)

Pri taki vrsti napake pogledamo, kateri podatki so navedeni kot pričakovani (List of possible elements expected). V zgornjem primeru je naveden »sender_agent«, kar pomeni, da v eRačunu manjka podatek BIC koda banke pošiljatelja.

Seznam pogostih manjkajočih elementov:

• [ERROR: Priloga 1 : Priloga pod zaporedno št. 1: Račun v prilogi ne ustreza predpisani shemi za E-Slog. Napaka v vrstici Neznan in stolpcu Neznan! (Ime vozlišča: Neznan, tip vozlišča: Neznan, opis: There is an error in XML document (12, 8302).)

Ta napaka bi lahko imela več vzrokov, saj je vzrok »Neznan«. Po naših dosedanjih izkušnjah pa je bil najpogostejši vzrok te napake podatek enota mere, ki je imel odvečne znake (npr. presledke).

eRačun je priporočljivo hraniti elektronsko, torej v svoji izvirni obliki, v kateri je bil poslan ali dan na razpolago. Račun se lahko, ne glede na njegovo izvirno obliko, hrani tudi na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski obliki, če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki.

Če ima organizacija uveden postopek prenosa na papir, iz katerega je mogoče razbrati način prenosa na papir, spremljajoče podatke o postopku prenosa na papir in odgovorno osebo oziroma delovno mesto, odgovorno za prenos na papir ter tak način hrambe onemogoča spremembo ali izbris podatkov oziroma omogoča reproduciranje računa v izvirni obliki, lahko tak račun hrani tudi na papirju. Za vse priloge, ki so obvezni del eRačuna, veljajo enaka pravila.

Prenovljen portal bizBox.eu ponuja vsem registriranim uporabnikom prijavo na bančne izdajatelje v BANKART sistemu za izmenjavo eRačunov.

S kreiranjem E-prijave se prijavite na prejem eRačuna s strani izdajatelja eRačuna, ki jih pošilja preko bančnih kanalov (eBanke).

Video navodila za kreiranje E-prijave na portalu bizBox.eu so na voljo tukaj.

Za registracijo podjetja v portalu bizBox.eu najprej registrirate uporabnika in nato s pridobljenim uporabniškim imenom in nastavljenim geslom nadaljujete z registracijo podjetja. Podrobnejša navodila na povezavi -> NAVODILA

Uporabniško ime pridobite ob registraciji uporabnika na portalu www.bizbox.eu. Za registracijo uporabnika vpišete ime, priimek in elektronski naslov. Na vnešen elektronski naslov boste prejeli sporočilo z zahtevo za nastavitev gesla. Uporabniško ime se generira iz vnesenega imena in priimka. Npr. JANEZ.KOVAC

Geslo si nastavite sami, ko na elektronski naslov prejmete zahtevo za nastavitev gesla. Željeno geslo vnesete dvakrat in potrdite, nato pa se lahko prijavite v portal bizBox.eu in nadaljujete s postopkom registracije podjetja.

V primeru, da želite spremeniti geslo ali pa ste geslo pozabili, je ob vpisu v portal bizbox.eu  na povezavi »Zahtevaj novo geslo…« ,  omogočena možnost ponastavitve . Portal bo od vas zahteval pravo kombinacijo uporabniškega imena in elektronskega naslova. Ob potrditvi vpisanih podatkov boste na elektronski naslov prejeli zahtevo za nastavitev gesla. 

Registracijo dodatnih podjetij opravite po enakem postopku kot za prvo podjetje, vendar z že pridobljenim uporabniškim imenom. Tako boste z enim uporabniškim imenom povezani na več podjetij za katere boste pooblaščeni -> NAVODILA

Na podjetje s katerim želite biti povezani, vas lahko doda oz. poveže administrator/zastopnik  tega podjetja. Administratorju podjetja sporočite uporabniško ime, ki vam je bilo dodeljeno v postopku registracije.
Postopek dodajanja uporabnika:
·    Administrator se prijavi v bizbox.eu s svojim uporabniškim imenom in geslom
·    V zgornjem levem kotu izbere Moja podjetja, ter klikne svinčnik za urejanje izbranega podjetja
·    Zgoraj v desnem kotu izberite Glavna lokacija in potem ponovno v zgornjem desnem kotu klikne na gumb Osebe
·    S klikom gumba »POVEŽI UPORABNIŠKO IME«, ki se nahaja v zgornjem desnem kotu, se odpre novo okno, kjer vpišete uporabniško ime osebe, ki jo želite dodati, lokacijo (HQ) na podjetju in vlogo uporabnika v podjetju.
·    Potrdi z gumbom »Potrdi«. Dodani osebi je nato potrebno urediti še aplikacijske vloge (dostop do eNabiralnika, eHrambe,...)

Dobra praksa narekuje, da pri dostopu do portala bizBox.eu uporabljamo isto uporabniško ime za vsa podjetja, za katera smo pooblaščeni.

Ob vstopu v portal bizBox.eu z uporabniškim imenom in geslom, kliknete Moja podjetja v zgornjem levem kotu. Odpre se vam seznam podjetji na katere ste povezani.

Računovodski servisi, ki bodo prejemali in pošiljali eRačune za pooblaščena podjetja, morajo za ta podjetja opraviti postopek registracije na portalu bizBox.eu z vlogo »nisem zastopnik« in  urediti vklop storitve eIzmenjave za podjetja, ki bodo pošiljala eRačune. Vklop eIzmenjave je potrebno urediti pri svojem ERP ponudniku/ponudniku računovodskega programa. 

Aplikacijske vloge lahko uporabnikom doda ali odstrani administrator podjetja.

·    administrator se prijavi v bizBox.eu s svojim uporabniškim imenom in geslom
·    V zgornjem levem kotu izbere Moja podjetja in s klikom na svinčnik izbere želeno podjetje
·    V zgornjem desnem kotu izberite »GLAVNA LOKACIJA«, ter iz zgornjega desnega kota izbere "OSEBE" in z klikom na ikono svinčnika izbere uporabnika
·    Pod razdelkom »APLIKACIJE« obkljuka iz levega stolpca aplikacijske vloge, ki jih želi dodati in jih s klikom na gumb »DODAJ« dodate uporabniku. Na podoben način odstrani aplikacijske vloge osebi tako, da jih obkljuka v desnem stolpcu in klikne na gumb »ODSTRANI«

Pogoste aplikacije in aplikacijske vloge:
ZZI Imenik Podjetij
o    Administrator lokacije: omogoča osebi dostop in urejanje podatkov podjetij na katere je dodana.

ZZI Nabiralnik
o    Uporabnik: omogoča dostop do eNabiralnika.
o    Prevzem na portalu: omogoča prevzem prejetih eDokumentov direktno v eNabiralniku.
o    Ob prejemu računa: pošlje obvestilo na elektronski naslov osebe, ko podjetje prejme eDokument.

Kot administrator podjetja se prijavite v bizBox.eu s svojim uporabniškim imenom in geslom. V zgornjem levem kotu izberite MOJA PODJETJA. Za izbiro podjetja katerega želite urejati kliknite na ikono svinčnika pred podjetjem.

V zgornjem desnem kotu izberi »GLAVNA LOKACIJA« ter nato "OSEBE". Prikaže se vam seznam oseb, ki so vezani na podjetje. Poiščite osebo, ki jo želite izbrisati, s klikom na koš za smeti odstranite izbranega uporabnika.

Ob registraciji ste na podani elektronski naslov prejeli uporabniško ime. V primeru, da uporabniškega imena ne najdete se obrnite na naš oddelek podpore 01 530 33 21.

V primeru, da ste spremenili ime ali priimek je potrebno kreirati novega uporabnika na portalu bizBox s katerim boste dobili novo uporabniško ime.
Uporabniško ime pridobite ob registraciji uporabnika na portalu www.bizbox.eu. Za registracijo uporabnika vpišite ime, priimek in elektronski naslov. Na vnešen elektronski naslov boste prejeli sporočilo z zahtevo za nastavitev gesla.

Uporabniško ime se generira iz vnesenega imena in priimka. Npr. JANEZ.KOVAC. Ko pridobite uporabniško ime in geslo nadaljujete s postopkom registracije na portalu bizBox -> NAVODILA.

V primeru, če ste spremenili elektronski naslov lahko to spremembo naredite sami na portalu bizBox. Za vstop na portal bizBox potrebujete uporabniško ime in geslo, ki ste ga dobili ob registraciji.

Po uspešni prijavi na portal bizBox si osebne podatke spremenite pod rubriko MOJI PODATKI. Po uspešni spremembni kliknete gumb SHRANI.

Če elektronskega naslova ne uspete spremeniti sami, nam na elektronski naslov podpora@zzi.si iz starega elektronskega naslova pošljete sporočilo o spremembi naslova in točne podatke o novem elektronskem naslovu.

eRačun je račun, ki ga izdajatelj računa za dobavljeno blago ali izvedene storitve izda svojemu dolžniku oziroma prejemniku računa v elektronski obliki in enakovredno zamenjuje račun v papirni obliki. Original izdanega računa je tisti, ki je bil posredovan partnerju in je hranjen na primeren način (tako,da je zagotovljena njegova avtentičnost in nespremenljivost).

eRačun sestavljajo:

• Strukturiran del eRačuna - v Sloveniji je uveljavljen standard e-SLOG, verzija enostavnega računa 1.5 ali 1.6 (opis eSlog standarda)
• Elektronski podpis eRačuna (doda se na zahtevo prejemnika ali na željo pošiljatelja)
• Vizualizacija eRačuna v PDF obliki, ki je ponavadi priloga strukturiranega eRačuna

S skupnim imenom »eRačun« se označujejo dokumenti oz. knjigovodske listine, ki vsebujejo zapise o poslovnih dogodkih, na osnovi katerih se spreminjajo sredstva ali obveznosti do njihovih virov, prihodki ali odhodki. Knjigovodske listine so lahko prejete ali izdane. Popolnost, resničnost in poštenost poslovnega dogodka izkazujejo z obveznimi elementi listine. Slednji so opredeljeni tako v Pravilniku o računovodstvu organizacije kot v Zakonu o davku na dodano vrednost (ZDDV-1).

Za eRačune torej štejemo dokumente oz. listine, ki vsebujejo obvezne elemente, in sicer ne glede na to, kako se listina imenuje (račun, dobropis, bremepis, avansni račun, zahtevek,…) .

Večina finančnih in drugih aplikacij že zagotavlja izdajo strukturiranega eRačuna v eSlog obliki s pripadajočo pdf vizualizacijo. 

Večina ponudnikov zagotavlja izvoz ali avtomatski prenos eSlog Računa v eIzmenjavo. Pred tem pa je potrebno eRačun podpisati,  ga opremiti z elektronsko ovojnico in mu pripeti potrebne priloge (dobavnice,…) .

eRačun lahko pripravite tudi v bizBox portalu, ki vam omogoča enostavno pripravo ter pošiljanje eRačuna.

eIzmenjava eRačuna je proces verodostojne elektronske dostave računa od izdajatelja do prejemnika. Prejemnik se mora strinjati s prejemom eRačunov in si zagotoviti prevzem eRačunov preko ene od zanesljivih elektronskih poti. Priporočljivo je, da prejemnik uporabi eno od omrežij elektronske izmenjave (EDI), ki zagotavljajo revizijske sledi in formalno, varno dostavo.

Za eIzmenjavo je potrebno račun opremiti z primerno elektronsko ovojnico.

• Elektronska ovojnica - je XML dokument, ki opredeljuje pošiljatelja, prejemnika in vsebino sporočila. Uporablja se za usmerjanje eDokumentov pri izmenjavi preko elektronskih poti.
• Omrežja elektronske izmenjave – uporabljajo različne ovojnice za usmerjanje izmenjave. bizBox podpira bančne, UJP in lastne ovojnice.

V primeru, da izdajatelj pripravlja račun v drugi obliki kot jo posreduje partnerju (eRačun v eSlog ali drugi obliki, papirni račun), lahko za lastne potrebe in za potrebe davčnega nadzora  eRačun hrani elektronsko v drugem zapisu pod naslednjimi pogoji:

• Informacije računa na drugem zapisu morajo biti shranjene v obliki, ki verodostojno predstavljaja vsebino posredovanega računa.
• Pristnost izvora (zagotovitev identitete dobavitelja ali izdajatelja računa), celovitost vsebine (vsebina računa, po 82. in 83. členu ZDDV-1, po izdaji računa ni bila spremenjena) in čitljivost računa morajo biti zagotovljene od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe računa. Pristnost izvora in čitljivost vsebine se lahko zagotavljata s postopki za nadzor poslovanja, ki ustvarijo zanesljivo sled med računom in dobavo blaga ali opravljeno storitvijo.

Pristnost izvora in celovitost vsebine elektronskega računa se lahko zagotavlja z naprednim elektronskim podpisom ali z elektronsko izmenjavo podatkov (EDI). Račune moramo hraniti v svoji izvirni elektronski obliki, lahko pa jih, ne glede na njihovo izvirno obliko, hranite tudi na drugem mediju (mikrofilmu, papirju,..), če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki.

• Če račune hranite elektronsko, je potrebno elektronsko hraniti tudi podatke, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost vsebine ter zagotavljajo ponovitev postopka izdaje identičnega računa.
• Če so elektronske listine podpisane elektronsko z uporabo podatkov in sredstev za podpisovanje, je potrebno hraniti komplementarne podatke in sredstva za preverjanje elektronskega podpisa enako dolgo, kot se hrani elektronske listine.
• Če se istemu prejemniku pošlje ali da na razpolago sveženj z več elektronskimi računi, se lahko podatke, ki so skupni posameznim računom, shrani samo enkrat, če so za vsak račun dostopne vse informacije.

eRačun lahko pošljemo preko poljubne elektronske poti/ponudnika eIzmenjave, ki ima možnost posredovanja eRačuna vašemu partnerju (npr. v omrežja bizBox, eBanke, UJP...), oziroma preko odprtih elektronskih poti (npr. ePošta), po dogovoru s prejemnikom eRačuna.

Ponudniki poslovno informacijskih sistemov ponujajo širok nabor rešitev za izdajo elektronskih računov. Seznam ponudnikov, ki so bizBox partnerji se nahaja tukaj.

Kaj morate vprašati svojega ponudnika?

• Ali moj sistem že zagotavlja izdajo eSlog eRačuna in pripravo PDF vizualizacije?
• Ali moj sistem že zagotavlja podpisovanje eRačuna?
• Ali moj sistem že zagotavlja pripravo elektronske ovojnice in za katerega ponudnika izmenjave?
• Ali moj sistem že vsebuje storitev eIzmenjave dokumentov brez ročnega izvoza?
• Ali lahko izdajam račune enotno v elektronski in papirni obliki?
• Ali imam možnost pregleda kdo prejema račune v elektronski in kdo v papirni obliki?
• Ali je omogočena elektronska hramba dokumentov?

Svoje partnerje morate obvestiti, da bi radi prejemali in pošiljali eRačune.

Lahko jih obvestite preko elektronske pošte, če imate prave kontaktne informacije ali preko klasične pošte. Poslati jim je potrebno pojasnila in napotke za izmenjavo eRačuna, zakaj si želite takega prejema računa, z opisom in prednostmi prejemanja eRačuna, kot tudi prednostmi, ki si jih bodo zagotovili kot pošiljatelji. Pojasniti jim morate kako naj vam pošljejo račun in kateri kanal izmenjave uporabljate.

Verjetno, vsi še ne pošiljajo eRačunov. Lahko jih naprosite, da v nekem razumnem roku, pričnejo s pošiljanjem. Lahko podate tudi datum po katerem ne sprejemate več papirnih računov z vključenimi sankcijami.

Prejem eRačuna je od 1. 1. 2015 obvezen za vse proračunske uporabnike. Izdaja eRačunov za proračunske uporabnike še ni obvezna. Posredovanje je mogoče preko pooblaščenih ponudnikov elektronskih poti, za majhne dobavitelje pa je omogočeno tudi pošiljanje preko spletnega vmesnika UJP (PortalUJP) . Največ uporabnikov zaupa v storitve eIzmenjave bizBox.

Dobavitelji in poslovni partnerji proračunskih uporabnikov, morajo od 1. 1. 2015 dalje posredovati račune v izključno elektronski obliki. Struktura eRačuna za javno upravo je definirana s standardom eSlog 1.5 in 1.6, priporočljiva je vizualizacija in vse potrebne priloge, ki so bile tudi do sedaj zahteva za likvidacijo ter plačilo računov.

Pri svojem ponudniku poslovno informacijskega sistema – računovodskega programa ali pri svojem računovodskem servisu preverite podporo za izdajanje eRačunov. Ponudniki ERP rešitev vam morajo zagotoviti izvoz podatkov XML v standardizirani eSlog obliki. V primeru, da rešitev ne podpira te oblike, se za pripravo transformacije lahko pozanimate pri ponudniku eIzmenjave, ki podpira več različnih standardov.

Proračunski uporabniki prejemajo in izdajajo eRačune izključno prek UJP kot enotne vstopne in izstopne točke za izmenjavo eRačunov za javni sektor. Večina ponudnikov eIzmenjave ima z UJP omrežjem sklenjen dogovor o posredovanju. Ti ponudniki so navedeni na spletu na naslovu   http://www.ujp.gov.si/dokumenti/dokument.asp?id=258 .

Pripravo eRačunov v poslovno informacijskem sistemu (ERP) že omogoča večina rešitev kot so Pantheon, Vasco, Genis, Minimax, Birokrat, B2 in drugi… Integrirano imajo tudi eIzmenjavo eRačunov.

Možnost posredovanja prilog k eRačunu mora zagotoviti ponudnik elektronske poti. Določeni ponudniki lahko za priloge eRačunov postavljajo nekatere omejitve (količina, velikost). Sprejemno omrežje UJP nima omejitev.