E-računi so v Sloveniji že nekaj časa standard, predvsem pri poslovanju z javnim sektorjem. Kljub temu se v praksi še vedno pojavljajo vprašanja, zmote in presenečenja – tako pri podjetnikih kot pri računovodjih.
Spodaj smo zbrali 5 zanimivih dejstev o e-računih, ki jih marsikdo ne pozna, pa lahko močno vplivajo na vsakodnevno poslovanje.
E-računi so v Sloveniji že nekaj časa standard, predvsem pri poslovanju z javnim sektorjem. Kljub temu se v praksi še vedno pojavljajo vprašanja, zmote in presenečenja – tako pri podjetnikih kot pri računovodjih.
E-račun ni isto kot PDF po e-pošti
E-račun ni PDF dokument, poslan po e-pošti.
Pravi e-račun je:
- strukturiran (XML),
- strojno berljiv,
- pošilja se prek varnih elektronskih poti (ne po e-pošti, razen ko je prejemnik potrošnik),
- je lahko avtomatsko obdelan v računovodskih sistemih.
PDF je lahko priponka, ki vizualizira račun, ni pa e-račun v pravem pomenu besede.
E-računi so obvezni pri poslovanju z javnim sektorjem
V Sloveniji je pošiljanje XML e-računov obvezno pri poslovanju z:
- državnimi organi,
- občinami,
- javnimi zavodi,
- in drugimi proračunskimi uporabniki preko UJP (Uradni portal javnih naročil / sistem za e-račune).
To pomeni, da za poslovanje z javnimi proračunskimi uporabniki morate uporabljati ustrezno rešitev za e-račune.
E-računi lahko bistveno pospešijo plačila
Podjetja, ki uporabljajo e-račune:
- zmanjšajo ročno delo,
- zmanjšajo število napak,
- pogosto prejmejo plačila hitreje.
Zakaj?
Ker e-računi omogočajo:
- avtomatsko knjiženje,
- hitrejšo obdelavo pri prejemniku,
- manj reklamacij in zavrnitev.
Sistem za e-račune ni samo “pošiljanje računov”
Sodobni sistemi, kot je bizBox, niso več samo orodje za pošiljanje e-računov, temveč omogočajo:
- prejemanje e-računov,
- pregled statusov,
- integracijo z ERP in računovodstvom,
- digitalno arhiviranje,
- večjo preglednost poslovanja.
E-računi so danes del širše digitalne transformacije podjetij.
E-računi imajo enako pravno veljavnost kot papirni računi
V Sloveniji imajo e-računi, ki so izdani v skladu z zakonodajo in standardi (npr. e-Slog), enako pravno veljavnost kot papirni računi.
To pomeni, da:
- so davčno priznani,
- jih je mogoče uporabljati pri revizijah in inšpekcijah,
- jih ni treba dodatno tiskati ali hraniti v fizični obliki.