Pri prehodu na e-račune ni pomembno samo to, da je na spremembo pripravljeno vaše podjetje. Pomembno je tudi, kako boste e-račune izmenjevali s svojimi kupci, dobavitelji, računovodstvom in drugimi poslovnimi partnerji. Vsako podjetje lahko uporablja drugačen program, drugačen način dela ali drugačno rešitev za pošiljanje in prejemanje e-računov. Zato je dobro, da se podjetja na prehod pripravijo pravočasno in ne čakajo do zadnjega trenutka.
E-računi niso samo sprememba znotraj podjetja
Veliko podjetij pri pripravi najprej razmišlja o sebi: kateri program uporablja, kdo bo izdajal račune, kdo jih bo prejemal in kako bo potekala obdelava dokumentov.
To je seveda pomembno. Vendar e-račun ne ostane samo znotraj podjetja. Poslan mora biti kupcu, prejet od dobavitelja ali posredovan naprej v računovodstvo. Zato morajo biti v izmenjavo vključeni tudi poslovni partnerji.
Če na to ne pomislimo dovolj zgodaj, se lahko težave pokažejo šele takrat, ko bi moral proces že delovati.
Kje se lahko pojavijo težave
Pri izmenjavi e-računov lahko pride do zapletov, če podjetja med seboj niso usklajena.
Najpogostejše težave so:
- napačni ali manjkajoči podatki na računu,
- nejasnosti, kam in kako se e-račun pošlje,
- različni programi in tehnične nastavitve,
- zavrnjeni dokumenti,
- dodatno usklajevanje po e-pošti ali telefonu,
- ročno popravljanje napak.
Pri manjšem številu računov se to morda ne zdi velika težava. Ko pa se napake začnejo ponavljati, lahko hitro povzročijo dodatno delo, zamude in slabo voljo pri obeh straneh.
Zakaj je dobro partnerje vključiti pravočasno
Če podjetje pravočasno preveri, kako bodo partnerji pošiljali in prejemali e-račune, je prehod veliko lažji. To velja za večja podjetja z veliko dobavitelji, pa tudi za manjša podjetja, ki sodelujejo z računovodskim servisom, stalnimi kupci ali pomembnimi dobavitelji.
V pripravljalni fazi je smiselno preveriti:
- s katerimi partnerji boste izmenjevali e-račune,
- kateri partnerji so že pripravljeni,
- kdo potrebuje dodatna navodila,
- kateri program ali sistem uporabljajo,
- kako boste e-račune testirali,
- kdo bo pomagal, če pride do napake.
Na ta način podjetje že vnaprej ve, kje lahko nastanejo vprašanja in kako jih bo reševalo.
Jasna navodila olajšajo prehod
Pri prehodu na e-račune je zelo pomembna tudi komunikacija. Poslovni partnerji morajo vedeti, kaj se od njih pričakuje, kako naj pošiljajo ali prejemajo e-račune in kam se lahko obrnejo v primeru vprašanj. Dobro je, da podjetje pripravi kratka in jasna navodila. Ta lahko vključujejo osnovne informacije o načinu izmenjave, potrebne podatke, kontakt za podporo in predviden časovni okvir prehoda. S tem se zmanjša število vprašanj, napak in dodatnega ročnega dela.
Pripravljen mora biti celoten krog partnerjev
Pri obveznih B2B e-računih ni dovolj, da je pripravljeno samo vaše podjetje. Pripravljen mora biti tudi krog poslovnih partnerjev, s katerimi si izmenjujete dokumente. To vključuje kupce, dobavitelje, računovodske servise, domače in v nekaterih primerih tudi tuje partnerje.
Podjetja, ki bodo partnerje vključila pravočasno, bodo lažje zmanjšala število napak, se izognila nepotrebnemu usklajevanju in poskrbela za bolj miren prehod na e-račune.