Podjetnik je račune pregledoval že prej. Računovodstvo jih je že prej knjižilo. E-račun teh vlog ne spreminja. Spremeni pa pot dokumenta: sistem poskrbi, da podatki potujejo urejeno, strukturirano in z manj ročnega dela.
Račun danes pogosto potuje po ovinkih
Za številna mikro in mala podjetja je pot računa videti približno tako: dobavitelj pošlje PDF po elektronski pošti, podjetnik ga shrani v mapo ali Dropbox, ga morda posreduje računovodstvu, nato pa čez nekaj dni išče zadnjo različico ali preverja, ali je dokument sploh prišel do prave osebe.Vsak posamezen korak se zdi preprost. Težava nastane, ko se dokumenti razpršijo med različne kanale. En račun je v elektronski pošti, drugi v skupni mapi, tretji v sporočilu, četrti pa je shranjen samo na računalniku osebe, ki ga je prejela. Računovodstvo zato ne dobi vedno enakega, predvidljivega toka dokumentov.
Posledica ni samo iskanje. Podatke je treba odpreti, prebrati, preveriti in pogosto znova vnesti v računovodski ali poslovni program. Če se pojavi popravek, je treba ugotoviti še, katera različica je prava.
PDF po elektronski pošti še ni strukturiran e-račun
PDF je digitalen dokument, vendar so njegovi podatki za sistem praviloma podobni besedilu na sliki ali listu papirja. Človek jih lahko prebere, računalniški sistem pa jih brez dodatne obdelave ne more zanesljivo prevzeti v svoja polja.
E-račun je drugačen. Izdaja, pošiljanje in prejem potekajo v strukturirani elektronski obliki. Podatki, kot so izdajatelj, prejemnik, znesek, datum in postavke, so zapisani tako, da jih lahko ustrezen sistem prebere in elektronsko obdela. Vizualni prikaz računa je lahko še vedno na voljo, vendar je bistvena strukturirana podatkovna datoteka.
Kaj se z e-računom dejansko spremeni?
Ne spremeni se nujno, kdo račun pregleda ali potrdi. Podjetje še vedno preveri, ali vsebina ustreza dogovoru. Računovodstvo še vedno poskrbi za pravilno knjiženje. Spremeni se predvsem način, kako dokument pride od izdaje oziroma prejema do teh korakov.Namesto da račun potuje kot priponka, kopija v mapi ali povezava do oblaka, se strukturirani e-račun izmenja po elektronski poti. Sistem lahko njegove podatke prevzame, dokument usmeri v dogovorjeni proces in pomaga ohranjati pregled nad njegovim statusom.
Bistvo prehoda: ne dodatno delo, ampak boljša pot dokumenta do knjiženja.
Od razpršenih dokumentov do urejenega toka:
1. Izdaja oziroma prejem: Račun nastane ali prispe.
2. Strukturirana izmenjava: Namesto ročnega pošiljanja priponke se e-račun izmenja po ustrezni elektronski poti.
3. Obdelava podatkov: Sistem prepozna podatkovna polja in jih lahko prenese naprej brez ponovnega prepisovanja.
4. Pregled ali potrditev: Odgovorna oseba preveri vsebino v skladu z dogovorjenim postopkom podjetja.
5. Knjiženje: Računovodstvo prejme dokument po bolj predvidljivi poti in ga knjiži.
Kaj to pomeni v vsakdanjem delu?
- Manj razpršenih kanalov. Manj pošiljanja priponk. Račun ni več odvisen samo od tega, ali je nekdo odprl pravo sporočilo in shranil pravo datoteko.
- Manj pretipkavanja. Ker so podatki strukturirani, jih lahko ustrezen sistem prevzame brez ponovnega ročnega vnosa.
- Jasnejši status. Dogovorjeni proces pomaga zmanjšati ugibanje, kje je dokument in kaj se z njim dogaja.
- Bolj urejeno sodelovanje z računovodstvom. Podjetje in računovodski servis lažje vzpostavita enoten način oddaje, pregleda in knjiženja računov.
Vloge ostajajo podobne
E-račun ne pomeni, da podjetje izgubi nadzor nad vsebino ali da računovodstvo ne potrebuje več strokovne presoje. Avtomatizacija ni nadomestilo za odgovornost. Odstranjuje predvsem korake, pri katerih človek dokument išče, prepošilja, shranjuje in prepisuje.Najpreprosteje povedano: podjetje preveri, računovodstvo knjiži, sistem pa poskrbi za urejen tok dokumenta.
Kako začeti brez nepotrebnega zapletanja?
Najprej poglejte, kako računi danes nastajajo in kako pridejo do vašega računovodstva. Ali uporabljate računovodski oziroma poslovni program? Ali račune pripravljate ročno? Koliko dokumentov vsak mesec pošiljate in prejemate?Če že uporabljate program, preverite, ali je povezan z bizBoxom. V tem primeru lahko e-račune praviloma urejate v okolju, ki ga že poznate. Če ustreznega programa nimate, je lahko najpreprostejša pot spletna aplikacija bizBox. Pomembno je, da izberete rešitev z najmanj ročnega dela za vaš dejanski način poslovanja.
Začnite z enim vprašanjem
Kako danes računi pridejo do vašega računovodstva?
Če je odgovor »po elektronski pošti, prek Dropboxa, v PDF-jih in različnih mapah«, imate dobro izhodišče za izboljšavo. Cilj ni dodati nove naloge. Cilj je vzpostaviti boljšo pot od izdaje oziroma prejema do knjiženja.