Obvezni B2B e-računi 2028: Pripravite se pravočasno
S 1. januarjem 2028 bo v Sloveniji obvezna izmenjava e-računov veljala tudi za B2B poslovanje.
Pri večjih organizacijah je treba pravočasno preveriti, kako bodo v e-izmenjavo vključeni ERP in zaledni sistemi, finančni procesi, poslovna pravila ter domači in tuji kupci in dobavitelji. bizBox vam pomaga prehod načrtovati, povezati in izvesti z manj ročnega dela ter več nadzora.
Ključna vprašanja za večja podjetja
- Kateri ERP, računovodski in dokumentni sistemi bodo vključeni?
- Kako danes potekata izdaja in prejem računov ter kje še nastajajo ročni koraki?
- Kako bodo v izmenjavo vključeni domači in tuji kupci ter dobavitelji?
- Katere formate, standarde in kanale izmenjave bo treba podpreti?
- Kako bodo obravnavane izjeme, zavrnitve in neusklajeni dokumenti?
- Kdo bo odgovoren za uvedbo, podporo in nadzor procesa?
Kaj pridobite, če s pripravami začnete zdaj?
Pri večjih podjetjih uvedba obveznih B2B e-računov ne pomeni samo tehnične povezave. Vpliva na sisteme, procese, oddelke, poslovna pravila ter sodelovanje s kupci in dobavitelji. Pravočasen začetek pomeni manj improvizacije tik pred rokom, manj ročnih rešitev in večjo zanesljivost pri vsakodnevni izmenjavi dokumentov.
Brez začasnih ročnih rešitev
Namesto hitrih začasnih rešitev lahko pravočasno preverite, kako potekajo vhodni in izhodni računi, kje nastajajo ročni koraki in kaj je treba prilagoditi.
Postopno vključevanje partnerjev
Dobavitelje in kupce lahko segmentirate, obvestite, testirate in vključite v izmenjavo brez nepotrebnega pritiska tik pred uvedbo.
Manj pritiska na interne ekipe
Finance, računovodstvo, IT, nabava in prodaja dobijo več časa za uskladitev odgovornosti, podatkov, sistemov in podpornih procesov.
Izjeme postanejo obvladljiv del procesa
Napake, zavrnitve, manjkajoči podatki in neusklajeni dokumenti postanejo predviden del procesa, ne vsakodnevna operativna motnja.
Pogovorite se o pripravi na e-račune
Pri pripravi na obvezne B2B e-račune je koristno že zgodaj preveriti, kaj bo sprememba pomenila za vaše podjetje v praksi. Na kratkem posvetu lahko skupaj preverimo, kateri sistemi, procesi in poslovni partnerji bodo vključeni, kje se lahko pojavijo izzivi in kateri prvi koraki so najbolj smiselni.
Anja Adlešič
Svetovalka za e-izmenjavo, bizBox
ZZI d.o.o.
Kaj pomeni dobro načrtovana uvedba?
Dobro načrtovana uvedba obveznih B2B e-računov se ne začne z izbiro tehnične rešitve, ampak z jasnim razumevanjem obstoječih procesov.
Podjetje mora najprej vedeti, kako danes potekajo vhodni in izhodni računi, kateri sistemi so vključeni, kdo sodeluje v procesu, kje nastajajo ročni koraki in kako se obravnavajo odstopanja. Šele nato je mogoče določiti najbolj smiseln način uvedbe e-izmenjave.
PRIPOROČENI KORAKI UVEDBE
01
Pregled obstoječih procesov
Analizirajte, kako danes potekata izdaja in prejem računov, kje nastajajo ročni koraki ter kateri deli procesa so kritični za nemoteno poslovanje.
02
Identifikacija vključenih sistemov
Preverite, kateri ERP, računovodski, dokumentni, arhivski ali drugi zaledni sistemi bodo vključeni v izmenjavo e-računov ter kako so med seboj povezani.
03
Pregled poslovnih partnerjev
Določite, kateri kupci in dobavitelji bodo vključeni v e-izmenjavo, katere načine izmenjave uporabljajo danes in ali bodo pri prehodu potrebovali dodatno podporo. Pri večjih podjetjih je pomembno preveriti tudi partnerje z različnimi sistemi, standardi ali mednarodnimi zahtevami. bizBox omogoča, da različni partnerji, sistemi in okolja ostanejo povezani prek ene vstopne točke, z uporabo e-SLOG 2.0 in drugih uveljavljenih standardov.
04
Opredelitev formatov, standardov in kanalov
Po ZIERDED morajo biti e-računi izmenjani v skladu s standardom e-SLOG 2.0 (ali drugim mednarodno priznanim standardom po predhodnem dogovoru), izmenjava pa mora potekati prek registriranih ponudnikov e-poti s seznama UJP. Preverite, katere formate in kanale uporabljate danes, zlasti pri poslovanju s tujimi partnerji.
05
Načrtovanje integracije
Določite, kako bo rešitev za e-izmenjavo povezana z obstoječimi sistemi in procesi, da ne bo ustvarjala dodatnega dela, vzporednih poti ali nepotrebnega podvajanja podatkov.
06
Testiranje in postopna uvedba
Pred polno uvedbo preverite ključne scenarije, dokumentne tokove, izmenjavo s partnerji, obravnavo napak in delovanje procesa v praksi.
07
Operativna podpora po uvedbi
Po uvedbi zagotovite podporo za uporabnike, poslovne partnerje, spremembe v procesih in morebitne nove zahteve, ki se pojavijo pri vsakodnevni e-izmenjavi.
Kako pomaga bizBox?
bizBox podjetjem pomaga, da obvezno B2B e-izmenjavo uvedejo kot urejen, povezan in obvladljiv proces. Rešitev omogoča varno, zanesljivo in avtomatizirano izmenjavo e-računov ter drugih poslovnih dokumentov prek enotne vstopne točke. Zasnovana je za podjetja, ki želijo e-izmenjavo vključiti v obstoječe sisteme in procese, ne pa ustvariti dodatnega ročnega dela, vzporednih poti ali ločenih rešitev za različne partnerje.
Povezava z obstoječimi sistemi
bizBox se poveže z ERP, računovodskimi, dokumentnimi in drugimi zalednimi sistemi podjetja, kar omogoča e-izmenjavo brez nepotrebnega podvajanja dela.
Vključevanje kupcev in dobaviteljev Pri uvedbi ni pomembna samo tehnična povezava, ampak tudi postopno vključevanje partnerjev v proces e-izmenjave.
Zmanjšanje operativnih obremenitev
Cilj uvedbe je manj ročnega dela, manj napak, manj zastojev in večja preglednost nad izmenjanimi dokumenti.
Podpora različnim standardom in formatom
Rešitev omogoča izmenjavo z različnimi partnerji, sistemi in okolji, tudi kadar ti uporabljajo različne tehnične zahteve.
Avtomatizirana izmenjava e-računov
Podjetje lahko e-račune izmenjuje neposredno iz obstoječega načina dela, z manj ročnih korakov in boljšo sledljivostjo procesa.
Dogovorite se za posvet o pripravi na e-račune
Je vaše podjetje pripravljeno na obvezno B2B e-izmenjavo?
Pravočasna priprava je posebej pomembna za podjetja, ki imajo kompleksnejše poslovno okolje: več sistemov, več oddelkov, večje število partnerjev ali večji obseg dokumentov. Ta pristop je primeren, če:
- Uporabljate ERP, računovodske, dokumentne ali arhivske sisteme.
- Izmenjujete večje količine računov in drugih poslovnih dokumentov.
- Želite zmanjšati ročno delo v finančnih in računovodskih procesih.
- Potrebujete zanesljivo, sledljivo in varno izmenjavo dokumentov.
- Želite partnerje vključiti pravočasno in brez nepotrebnega pritiska.
- Želite prehod na obvezne B2B e-račune izvesti pred rokom.
Če se v teh izzivih prepoznate, je zdaj pravi čas, da preverite, kako se lahko na uvedbo pripravite.
bizBox uporablja več kot 18.500 slovenskih podjetij, med njimi tudi večje organizacije iz zahtevnih panog.
Pogosto zastavljena vprašanja
Ali ta stran pojasnjuje zakonske spremembe?
Ta stran ni namenjena podrobni pravni razlagi zakonodaje, ampak praktični pripravi večjih podjetij na obvezno B2B izmenjavo e-računov. Pojasnjuje, kaj sprememba pomeni za sisteme, procese, poslovne partnerje in vsakodnevno izmenjavo dokumentov.
Za natančnejšo opredelitev zakona si oglejte: https://www.bizbox.eu/e-racuni/zakon-o-e-racunih/
Ali moramo s pripravami res začeti že zdaj?
Da — predvsem zato, ker prehod na e-izmenjavo ni samo tehnična sprememba, ampak tudi organizacijska. Podjetja, ki začnejo pravočasno, imajo dovolj časa za:
- preverjanje obstoječih procesov,
- uskladitev z računovodstvom in ERP/ DMS rešitvijo
- testiranje izmenjave s partnerji,
- postopno uvajanje brez pritiska in zastojev.
Veliko podjetij čaka do zadnjega trenutka, kar običajno pomeni več stroškov, več improvizacije in več operativnih težav. Z bizBox lahko prehod uvedete postopno in brez večjih sprememb poslovanja. Poleg tega je rešitev že povezana z več kot 68 ERP in računovodskimi sistemi.
Ali gre samo za povezavo z ERP sistemom?
Ne. ERP povezava je le en del zgodbe. bizBox omogoča celoten ekosistem za elektronsko poslovanje:
- izdajanje in prejemanje e-računov,
- EDI izmenjavo dokumentov,
- povezovanje s kupci, dobavitelji, javno upravo in bankami,
- avtomatizacijo poslovnih procesov,
- varno in zakonsko skladno e-hrambo dokumentov.
Podjetja lahko uporabljajo bizBox neposredno prek spletne aplikacije ali pa ga povežejo z obstoječim ERP sistemom — odvisno od svojih potreb in stopnje digitalizacije.
Kaj če naši kupci ali dobavitelji uporabljajo različne sisteme?
To je ena glavnih prednosti bizBox omrežja. Vaši partnerji lahko uporabljajo različne ERP sisteme, standarde ali načine izmenjave, bizBox pa poskrbi za povezljivost in pretvorbe med sistemi. Ni potrebno, da vsi uporabljajo enako rešitev oziroma storitev.
bizBox podpira različne EDI standarde in komunikacijske poti (AS2, AS4, SFTP, OFTP2, API povezave …) ter omogoča povezovanje z drugimi omrežji doma in v tujini.
To v praksi pomeni:
- manj ročnega dela,
- manj napak pri prepisovanju
- hitrejšo obdelavo dokumentov,
- enostavnejše sodelovanje s partnerji različnih velikosti.
Ali lahko bizBox podpira tudi mednarodno e-izmenjavo?
Da. bizBox podpira domačo in mednarodno e-izmenjavo ter povezovanje z različnimi evropskimi in mednarodnimi omrežji ter mednarodnimi ponudniki. Rešitev omogoča izmenjavo e-dokumentov skladno z EU standardi in zakonodajo, zato je primerna tudi za podjetja, ki poslujejo s tujimi partnerji ali skupinami podjetij v različnih državah.
Podjetja lahko prek bizBox:
- izmenjujejo e-račune s tujino,
- izmenjujejo naročila, dobavnice in druge EDI dokumente,
- poslujejo z mednarodnimi partnerji brez dodatnih kompleksnih integracij.
Kaj dobimo na kratkem posvetu?
Na kratkem posvetu skupaj preverimo, kako danes pri vas poteka izmenjava dokumentov, katere procese lahko najhitreje digitalizirate ter kakšne možnosti povezave imate z vašim ERP ali računovodskim sistemom, DMS ali drugimi zalednimi poslovnimi rešitvami. Pogovorimo se tudi o uvedbi e-računov in EDI izmenjave, zahtevah za skladnost z zakonodajo ter o tem, kakšen pristop bi bil za vaše podjetje najbolj smiseln.
Cilj posveta ni prodajni sestanek, temveč da v kratkem času dobite jasno sliko o tem, kaj dejansko potrebujete, koliko dela je v resnici potrebnega ter kako lahko uvedbo izvedete postopno, organizirano in brez nepotrebnih zapletov.
Veliko podjetij ob tem ugotovi, da lahko z uvedbo začnejo precej hitreje in enostavneje, kot so sprva pričakovala.