»Mi ne izdajamo veliko računov, zato se nas to ne tiče.«
To je ena najpogostejših napačnih predstav, ki se pojavlja pri pripravah na obvezno izmenjavo e-računov.
Veliko podjetnikov pri tej spremembi najprej pomisli na izdane račune. Če podjetje mesečno izda samo nekaj računov, se hitro pojavi občutek, da sprememba zanj ne bo posebej pomembna.
Vendar pri obveznih e-računih ne bo pomembna samo izdaja računov. Pomemben bo tudi njihov prejem.
Ne gre samo za račune, ki jih izdate
Od 1. 1. 2028 bo izmenjava e-računov med poslovnimi subjekti v Sloveniji obvezna. To pomeni, da bodo morala podjetja pravočasno urediti način, kako bodo e-račune izdajala, prejemala in obdelovala.
Sprememba zato ne bo zadevala samo velikih podjetij ali podjetij, ki vsak mesec izdajo veliko število računov.
Zadevala bo tudi s.p.-je, mikro, mala in srednja podjetja, kadar poslujejo z drugimi poslovnimi subjekti.
Pomemben bo tudi prejem računov
V praksi podjetje ne posluje samo takrat, ko račun izda kupcu. Podjetje posluje tudi takrat, ko kupuje material, naroča storitve, sodeluje z dobavitelji ali pri nakupu vzame račun na podjetje oziroma davčno številko.
V takšnih primerih bo moralo imeti urejen tudi prejem e-računov.
To pomeni, da vprašanje ni več samo:
»Koliko računov izdamo?«
ampak tudi:
»Kam bomo prejeli račune dobaviteljev?«
»Kdo jih bo pregledal?«
»Kako bodo prišli v nadaljnjo obdelavo?«
Zakaj je to pomembno tudi za manjša podjetja?
Manjša podjetja in s.p.-ji imajo pogosto manj administracije, manj zaposlenih in manj formalno urejene procese. Računi se v praksi pogosto zbirajo po elektronski pošti, v mapah, pri računovodstvu ali celo sproti, ko pride čas za obdelavo dokumentacije. Pri prehodu na e-račune bo pomembno, da ima podjetje jasno urejeno pot za prejem in obdelavo računov. To velja tudi, če letno prejme samo nekaj računov.
Če je račun izdan na podjetje oziroma davčno številko, bo moral biti prejem urejen na ustrezen način.
Kaj naj podjetja preverijo?
Podjetja naj pravočasno preverijo predvsem:
- kako bodo prejemala e-račune,
- kdo bo prejete račune pregledoval,
- kako bodo računi potrjeni za nadaljnjo obdelavo,
- ali obstoječi program omogoča povezavo s ponudnikom za e-račune,
- ali potrebujejo preprosto aplikacijo za izdajo in prejem e-računov.
Največ težav običajno nastane takrat, ko se podjetje začne pripravljati tik pred rokom. Zato je priporočljivo, da podjetja že prej preverijo, katera rešitev ustreza njihovemu načinu dela.
Kako lahko pomaga bizBox?
Z bizBoxom lahko podjetja uredijo prejem in izdajo e-računov na enem mestu. Podjetja, ki že uporabljajo računovodski ali poslovni program, lahko preverijo povezavo s ponudnikom za e-račune. Podjetja, ki nimajo ustreznega programa, pa lahko uporabljajo bizBox spletno aplikacijo. Tako lahko tudi manjša podjetja in s.p.-ji pravočasno uredijo prehod na e-račune brez zapletenega uvajanja.